Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Shopify-App „BB-Experte: USt-ID zu Billbee“ (USt-ID Transfer zu Billbee) · Stand: 16. Oktober 2026
1. Anbieter
Felix Doll, BB-Experte.de, Im Fruchtfeld 17, 77791 Berghaupten, Deutschland · E-Mail: f.doll@bb-experte.de · Impressum
2. Was die App macht
Gibt ein Firmenkunde aus einem anderen EU-Land im Shopify-Checkout eine USt-ID ein und hat Shopify sie geprüft, schreibt die App diese Nummer als Bestellattribut vat_id in die Bestellung. Billbee liest sie beim Import und kann die Rechnung als innergemeinschaftliche Lieferung ausstellen. Optional prüft die App in Billbee, ob der Steuermodus solcher Bestellungen stimmt, und korrigiert ihn.
3. Welche Daten verarbeitet werden
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Bestell-ID, Bestellnummer, Bestellzeitpunkt, Shopify-Bestellereignisse zur USt-ID | Erkennen, ob Shopify eine gültige USt-ID bestätigt hat | Protokoll 13 Monate |
| USt-ID, Lieferland, Firmenname der Lieferadresse | Prüfung auf EU-Auslandslieferung, Übertragung an die Bestellung, Protokoll für den Händler | Protokoll 13 Monate |
| Billbee-Bestellnummer und -ID, Steuermodus, USt-ID in Billbee | Nachkontrolle in Billbee | Protokoll 13 Monate |
| Bei Bestellungen aus dem Shopify-B2B-Bereich: Firmenname und USt-ID des Firmenstandorts; Antwort des EU-Registers VIES (gültig/ungültig, dort hinterlegter Firmenname und -anschrift, Prüfnummer) | Prüfung der am Firmenstandort hinterlegten USt-ID im EU-Register VIES der Europäischen Kommission (ec.europa.eu); übermittelt werden nur Länderkennung und Nummer sowie, falls der Händler sie hinterlegt hat, seine eigene USt-ID für die qualifizierte Bestätigung | Protokoll 13 Monate |
| Eingehende Bestellmeldungen von Shopify (Webhook) | Zwischenspeicher für die Verarbeitung | 14 Tage |
| Shop-Name, Shop-E-Mail, Shopify-Zugangstoken, Billbee-Benutzername und API-Passwort des Händlers | Betrieb der App | bis zur Deinstallation (Token werden sofort gelöscht, alle übrigen Daten spätestens nach der Löschanfrage von Shopify 48 Stunden nach der Deinstallation) |
Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften von Endkunden werden nicht abgefragt oder gespeichert. Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keinen Verkauf von Daten und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Endkunden; im Checkout eingegebene USt-IDs prüft Shopify, die am Firmenstandort hinterlegte USt-ID einer B2B-Firma prüft die App im EU-Register VIES.
4. Rollen
Für die personenbezogenen Daten seiner Kunden ist der Händler Verantwortlicher. BB-Experte.de verarbeitet sie ausschließlich in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und nur zu dem oben beschriebenen Zweck.
5. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Mit der Installation der App schließt der Händler mit BB-Experte.de die folgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung:
- Gegenstand und Dauer: Übertragung geprüfter USt-IDs aus Shopify an Billbee und Nachkontrolle in Billbee, für die Dauer der Installation.
- Weisungen: BB-Experte.de verarbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Händlers; die Funktion der App und ihre Einstellungen gelten als Weisung.
- Vertraulichkeit: Zugriff hat nur Felix Doll, zum Betrieb der App und für Support auf Anfrage des Händlers.
- Sicherheit: Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS/TLS), Speicherung verschlüsselt in Rechenzentren in der EU (Google Cloud, Region eur3: Belgien/Niederlande), Zugriff nur über das Anmeldekonto des Anbieters, regelmäßige verschlüsselte Sicherungen.
- Unterauftragsverarbeiter: Google Ireland Limited / Google Cloud (Hosting, Datenbank, Protokolle, technische Hinweis-E-Mails an den Anbieter). Shopify und Billbee sind Dienste, die der Händler selbst nutzt.
- Unterstützung: BB-Experte.de unterstützt den Händler bei Anfragen betroffener Personen und meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden.
- Löschung: Nach Deinstallation werden alle Daten des Shops gelöscht (siehe Abschnitt 3); einzelne Bestellungen werden auf Löschanfrage von Shopify (customers/redact) aus dem Protokoll entfernt.
- Kontrolle: Auf Anfrage stellt BB-Experte.de die zum Nachweis nötigen Informationen bereit.
6. Rechte und Kontakt
Endkunden wenden sich mit Auskunfts- oder Löschwünschen an den jeweiligen Händler; Shopify leitet entsprechende Anfragen auch automatisch an die App weiter. Händler erreichen uns unter f.doll@bb-experte.de. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg.
Privacy policy and data processing
Shopify app “BB-Experte: USt-ID zu Billbee” (VAT ID transfer to Billbee) · Last updated: 16 October 2026
1. Provider
Felix Doll, BB-Experte.de, Im Fruchtfeld 17, 77791 Berghaupten, Germany · Email: f.doll@bb-experte.de
2. What the app does
When a business customer from another EU country enters a VAT ID in the Shopify checkout and Shopify has validated it, the app writes that number into the order as the order attribute vat_id. Billbee reads it on import and can issue the invoice as an intra-community supply. Optionally, the app checks in Billbee that the tax mode of such orders is correct and fixes it.
3. Data processed
| Data | Purpose | Retention |
|---|---|---|
| Order ID, order number, order time, Shopify order events about the VAT ID | Detect whether Shopify confirmed a valid VAT ID | Log: 13 months |
| VAT ID, shipping country, company name of the shipping address | Check for EU cross-border supply, write to the order, log for the merchant | Log: 13 months |
| Billbee order number and ID, tax mode, VAT ID in Billbee | Follow-up check in Billbee | Log: 13 months |
| For orders from Shopify B2B: company name and VAT ID of the company location; response of the EU VIES register (valid/invalid, registered company name and address, consultation number) | Validation of the VAT ID stored at the company location against the European Commission’s VIES register (ec.europa.eu); only country code and number are transmitted, plus the merchant’s own VAT ID if provided, for a qualified confirmation | Log: 13 months |
| Incoming order webhooks from Shopify | Processing queue | 14 days |
| Shop name, shop email, Shopify access token, merchant’s Billbee user name and API password | Operating the app | Until uninstall (tokens are deleted immediately, all other data at the latest after Shopify’s shop/redact request 48 hours after uninstall) |
Customer names, email addresses, phone numbers and street addresses are not requested or stored. No tracking, no advertising, no sale of data and no automated decisions with legal effect on customers; VAT IDs entered at checkout are validated by Shopify, the VAT ID stored at a B2B company location is validated by the app against the EU VIES register.
4. Roles and data processing agreement
The merchant is the controller of their customers’ personal data; BB-Experte.de processes it only on the merchant’s behalf (Art. 28 GDPR) and only for the purpose above. By installing the app, the merchant enters into the data processing agreement described in section 5 of the German version: processing only on documented instructions (the app’s function and settings), confidentiality (access limited to Felix Doll), encryption in transit (TLS) and at rest in EU data centres (Google Cloud, region eur3), access only through the provider’s own account, regular encrypted backups, sub-processor Google Ireland Limited, breach notification within 72 hours, assistance with data subject requests, deletion after uninstall, and information on request.
5. Contact
Customers should contact the merchant; Shopify also forwards data requests to the app automatically. Merchants can reach us at f.doll@bb-experte.de.