Die Steuerberatung will alle Rechnungen vom letzten Monat, du willst die Lieferscheine von heute auf einen Rutsch drucken oder jede Rechnung soll automatisch in deiner Dropbox landen: So kommst du in Billbee an deine Belege – ohne aus Versehen neue Rechnungen zu erzeugen.
Klicke dich durch die Schritte. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
In der Bestellübersicht oben findest du das PDF-Symbol „Auftragsdokumente erzeugen". Darüber lädst du Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote herunter – für markierte Bestellungen oder ohne Markierung für einen Zeitraum.
Stolperfalle: Der Knopf heißt „erzeugen", weil er Belege auch neu anlegt: Hat eine Bestellung im gewählten Zeitraum noch keine Rechnung, bekommt sie jetzt eine – mit neuer Nummer. Wie du das vermeidest, steht im nächsten Schritt.
Nichts markieren, Knopf klicken. Dokumenttyp Rechnung, Ausgabeformat „ZIP Archiv Download" (jede Rechnung als eigene Datei), „Datumsbereich auswählen", Datumsfeld Rechnungsdatum, Von/Bis = der Monat, Sortierung Rechnungsnummer. Bei „Anzahl Aufträge" siehst du vorab, wie viele es werden. Dann „Dokument(e) erstellen".
Stolperfalle: Nimm als Datumsfeld Rechnungsdatum. Damit erfasst du nur Bestellungen, die schon eine Rechnung haben (im Test: 13 statt 19 bei „Auftragsdatum"). Mit Auftrags- oder Zahldatum würden Bestellungen ohne Rechnung jetzt eine bekommen. Die Zahl bei „Anzahl Aufträge" aktualisiert sich erst, wenn du das Datumsfeld änderst.
Für den Druck ist „PDF Download" richtig: Alle Dokumente landen in einer Datei, die du in einem Rutsch druckst. Markiere die Bestellungen (z. B. alle mit Status „Bezahlt"), Dokumenttyp Lieferschein, Sortierung nach Wunsch (z. B. Name der Lieferadresse oder Bestellnummer). Für Lieferscheine siehe auch Lieferscheine gestalten.
Stolperfalle: Ein Sammel-PDF ist zum Drucken gedacht. Für die Buchhaltung und für E-Rechnungen nimm ZIP – dort ist jede Rechnung eine eigene Datei mit eigener XML.
Damit Belege automatisch abgelegt werden, verbindest du einen Speicher: Einstellungen → Externe Cloudspeicher → Reiter „Drucker und Cloudspeicher" → Plus. Zur Wahl stehen Amazon S3, Box.com, Dropbox, FTP(S)/SFTP, Google Drive, OneDrive und WebDAV. Danach führt dich der Anbieter durch die Anmeldung.
Stolperfalle: Google Drive: Der Zielordner muss unter „Meine Ablage" liegen und darf keine Leerzeichen im Namen haben. OneDrive for Business wird nicht unterstützt. Bei Dropbox sieht Billbee nur den Ordner „Apps/Billbee".
Im Reiter „Auftragsdokumentenarchiv" wählst du den Speicher, die Ordnerstruktur (Jahr/Monat, Jahr, Shop/Jahr/Monat oder Jahr/Monat/Shop), welches Datum für den Ordner zählt und welche Dokumenttypen archiviert werden – in einen gemeinsamen Ordner oder je Typ einen eigenen. Ab dann legt Billbee bei jeder Erzeugung eine Kopie ab.
Stolperfalle: „Dokumente immer hochladen" lädt auch beim Neu-Erzeugen hoch; mit „Zeitstempel an Dateinamen anhängen" entstehen dabei zusätzliche Dateien statt überschriebener. Für ein sauberes Archiv beides aus lassen, außer du willst jede Fassung behalten.
Für eine einzelne Bestellung: markieren und wie oben erzeugen – oder die Bestellung öffnen und unten „Speichern & Rechnung erzeugen" klicken. Existiert die Rechnung schon, bekommst du sie mit derselben Nummer, aber mit dem aktuellen Stand der Bestellung (siehe Rechnung ändern und neu erzeugen). Deine Kunden laden ihre Rechnungen selbst über den Link zum Kundenportal herunter.
Stolperfalle: Wenn sich die Bestellung seit dem Versand der Rechnung geändert hat, ist die neu erzeugte Datei nicht mehr identisch mit der verschickten. Fürs Archiv ist deshalb die automatische Ablage im Cloudspeicher zuverlässiger.
Tippe auf eine Karte.
Ohne Markierung „Auftragsdokumente erzeugen" öffnen, Dokumenttyp Rechnung, ZIP Archiv Download, Datumsbereich mit Datumsfeld Rechnungsdatum, dann „Dokument(e) erstellen".
Nur für Bestellungen im Zeitraum, die noch keine Rechnung haben. Mit dem Datumsfeld „Rechnungsdatum" erfasst du ausschließlich Bestellungen, die schon eine Rechnung haben.
PDF Download packt alle Dokumente in eine Datei (zum Drucken), ZIP liefert jedes Dokument als eigene Datei (für Buchhaltung und E-Rechnungen).
Amazon S3, Box.com, Dropbox, Google Drive, OneDrive (nicht Business), WebDAV sowie FTP(S) und SFTP.
Billbee legt eine Kopie ab, wenn ein Dokument erzeugt wird. Ältere Rechnungen kommen ins Archiv, wenn du sie nach dem Einrichten erneut erzeugst (z. B. als ZIP für den Zeitraum) – mit „Dokumente immer hochladen".
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zu Rechnungen und Cloudspeichern. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
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