Der Kunde fragt nach seiner Rechnung, oder du willst eine korrigierte Rechnung schicken? In Billbee geht das mit zwei Klicks – wenn die passende Regel aktiv ist und Billbee über deinen eigenen Mailserver senden darf. Hier siehst du beide Wege und woran du erkennst, ob die Mail angekommen ist.
Getestet in einem Billbee-Testkonto. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Bestellung(en) markieren → oben Erzeugen → Dokument Rechnung und als Format „EMail an Kunde" wählen. So kannst du auch mehrere Rechnungen auf einmal verschicken. Gibt es noch keine Rechnung, legt Billbee sie dabei an.
Gut zu wissen: Mit „PDF Download" bekommst du die Rechnung nur selbst – nichts geht an den Kunden. Das Format ist der Unterschied.
Bestellung öffnen (Stift) → am Speichern-Knopf das Menü aufklappen → „Speichern & Rechnung per Mail senden". Praktisch, wenn du vorher noch etwas an der Bestellung geändert hast, z. B. die Adresse.
Stolperfalle: Änderst du nach dem Erstellen etwas an der Bestellung, ändert sich eine bereits erstellte Rechnung nicht automatisch. Siehe Rechnung ändern.
Beide Wege lösen in Billbee eine Regel aus: „Rechnung manuell per Email senden" mit dem Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail senden". Sie steht unter Einstellungen → Automatisierung → Regeln und muss aktiv sein. Darin legst du auch die E-Mail-Vorlage fest.
Stolperfalle: Ist diese Regel deaktiviert oder gelöscht, passiert beim Klick nichts sichtbar Falsches – die Mail geht einfach nicht raus.
Am Kunden gibt es das Feld „E-Mail Adresse (Kaufm. Dokumente)". Ist dort eine Adresse gewählt, geht die Rechnung dorthin (z. B. an die Buchhaltung einer Firma). Steht dort „Keine", nutzt Billbee die Standard-Adresse des Kunden.
Stolperfalle: Bei Marktplatz-Bestellungen ist die Kundenadresse oft eine anonymisierte Weiterleitungsadresse des Marktplatzes. Ob deine Mail dort ankommt, regelt der Marktplatz – prüfe das mit einer Testbestellung.
In der Bestellung im Bereich Verlauf steht nach dem Senden „Kunde wird benachrichtigt". Folgt darauf eine Fehlermeldung, ist die Mail nicht raus. Im Testkonto stand dort „E-Mail senden fehlgeschlagen … User is not allowed to send message without own server" – das Konto hatte keinen eigenen Mailserver.
Stolperfalle: Ohne eigenen SMTP-Server in den E-Mail-Einstellungen hat der Versand im Test nicht funktioniert. Richte zuerst deinen Mailserver ein: Rechnungen automatisch versenden zeigt die Einstellungen.
Hat der Kunde die Mail nicht bekommen, prüfe zuerst Adresse und Spam-Ordner, dann den Verlauf. Im Test erzeugte ein zweites manuelles Senden derselben Rechnung keinen neuen Verlaufseintrag. Verlass dich deshalb nicht auf den Verlauf allein, sondern frag beim Kunden nach oder schick dir selbst eine Testbestellung.
Stolperfalle: Für einen garantierten zweiten Versand kannst du die Rechnung als PDF herunterladen und aus deinem Mailprogramm schicken – siehe Belege herunterladen.
Tippe auf eine Karte.
Bestellung markieren → Erzeugen → Rechnung, Format „EMail an Kunde". Oder in der Bestellung „Speichern & Rechnung per Mail senden".
Häufig fehlt ein eigener SMTP-Server, die Regel „Rechnung manuell per Email senden" ist inaktiv oder die Kundenadresse fehlt bzw. ist anonymisiert. Der Verlauf der Bestellung zeigt Fehler.
Im Test ja: Ohne eigenen Server meldete Billbee „User is not allowed to send message without own server".
Ja, über das Feld „E-Mail Adresse (Kaufm. Dokumente)" am Kunden.
Im Verlauf der Bestellung. Steht nach „Kunde wird benachrichtigt" eine Fehlermeldung, ging die Mail nicht raus.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zum manuellen Rechnungsversand, zu E-Mail-Einstellungen und zum automatischen Rechnungsversand. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
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