Shopify ist schnell verbunden – die Fragen kommen danach: Warum wird eine Erstattung nicht übernommen? Warum fehlt die USt-ID? Was bedeutet „All line items must be stocked at the same location"? Hier steht, was bei Shopify anders läuft als bei anderen Shops und welche Einstellung du dafür brauchst.
Zusammengefasst aus der Billbee-Hilfe zu Shopify und Fragen aus dem Billbee-Chat.
In den Shop-Einstellungen gibt es „Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten" und „Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten". Schreibt Shopify (oder eine Shopify-App) deine Rechnungen, schalte das Erzeugen in Billbee ab – sonst entstehen zwei Rechnungsnummern für dieselbe Bestellung.
Wichtig: Entscheide dich für ein System. Doppelte Rechnungen sind in der Buchhaltung mühsam zu bereinigen.
Mit „Mindestalter der Bestellung in Minuten" holt Billbee eine Bestellung erst nach dieser Zeit ab. Das hilft, wenn Shopify-Apps Bestellungen kurz nach dem Kauf noch ändern (Adresse, Zusätze, Betrugsprüfung).
Stolperfalle: Zu hohe Werte verzögern deinen Versand. Wenige Minuten reichen meist.
Bestellungen mit Shopify-Status „authorized" (Zahlung reserviert, nicht eingezogen) kann Billbee als „pending" einlesen. Für Rechnungskauf trägst du bei „Zahlung fällig nach X Tagen" das Zahlungsziel ein. Archivierte Shopify-Bestellungen können als „Abgeschlossen" übernommen werden.
Stolperfalle: Ob „authorized" als bezahlt gelten soll, hängt von deinem Zahlungsanbieter ab. Versende erst, wenn das Geld sicher ist.
Shopify-Rabatte kommen als eigene Position. Wie sie heißen, legst du bei „Bezeichnung für Gutschein/Rabatt" fest. Prüfe danach den Steuersatz der Rabattzeile auf der Rechnung – mehr unter Rabatte und Gutscheine.
Stolperfalle: Eine Rabattzeile mit 0 % Steuer verfälscht die Umsatzsteuer auf der Rechnung.
Mit „Gutschrift bei Storno erzeugen" legt Billbee bei einer stornierten Shopify-Bestellung eine Gutschrift an (Nummer mit „-GS"). Retouren erkennt Billbee nicht – storniere die Bestellung in Shopify. Erstattest du in Shopify nur Versandkosten, wird das nicht importiert.
Stolperfalle: Teilerstattungen und reine Versandkosten-Erstattungen musst du in Billbee selbst abbilden, siehe Stornorechnung und Gutschrift.
Shopify hat kein festes Feld für die USt-ID. Billbee liest sie aus der App Exemptify oder aus Bestellattributen (note_attributes) mit den Schlüsseln vat-id, vat_id, vatid oder local-vat-id.
Stolperfalle: Kommt keine USt-ID an, behandelt Billbee die Bestellung wie einen Privatkauf. Für Firmen im EU-Ausland: B2B-Rechnung mit 0 %.
Billbee kann Shopify-Bestellungen mit einem Kunden-Tag bzw. POS-Tag markieren. Damit Tag-Änderungen aus Shopify ankommen, verlangt die Hilfe, die Webhooks zu deaktivieren. Mit Tags kannst du dann Regeln steuern, siehe Tags und Farben.
Stolperfalle: Teste nach dem Umstellen mit einer Bestellung, ob neue Bestellungen weiter so schnell ankommen wie vorher.
Ladenverkäufe über Shopify POS ohne Kundendaten kommen als Kunde „anonym". Mit „Rechnungsadresse für POS-Verkäufe einlesen" übernimmt Billbee eine vorhandene Adresse. Über das POS-Tag trennst du Laden- und Onlineverkäufe.
Stolperfalle: Bereits im Laden übergebene Ware soll nicht in deiner Versandliste landen. Eine Regel mit dem POS-Tag als Bedingung kann solche Bestellungen z. B. direkt auf „Versendet" setzen.
Diese und die Meldung „None of the items are stocked at the new location" kommen von Shopify, wenn Billbee den Versand zurückmelden will. Shopify erwartet, dass alle Artikel der Bestellung am selben Standort lagern. Prüfe in Shopify die Standorte der Artikel und den Standort der Bestellung.
Stolperfalle: Der Fehler liegt hier meist in Shopify, nicht in Billbee. Nach der Korrektur den Versand erneut melden.
Für Shopify muss die Anonymisierung von Kundendaten aktiv sein (1 bis 730 Tage). Wie du einzelne Bestellungen später zurückholst, steht in Anonymisierung aufheben.
Stolperfalle: Anonymisierte Bestellungen kannst du nicht mehr bearbeiten oder abrechnen.
Tippe auf eine Karte.
Nein. Laut Billbee-Hilfe werden Retouren nicht erkannt. Storniere die Bestellung in Shopify oder bilde die Retoure in Billbee selbst ab.
Über die App Exemptify oder über Bestellattribute mit den Schlüsseln vat-id, vat_id, vatid oder local-vat-id.
Shopify lehnt die Versandmeldung ab, weil die Artikel der Bestellung an verschiedenen Standorten lagern. Standorte in Shopify prüfen.
Ja. Dann in den Billbee-Shop-Einstellungen „Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten" aktivieren.
Ja, für Shopify ist die Anonymisierung Pflicht, mit höchstens 730 Tagen.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zu Shopify. Zusammenfassung ohne eigenes Testkonto mit Shopify-Anbindung, Stand Oktober 2026 – Bezeichnungen können sich ändern. Siehe auch alle Anleitungen.
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