Mit dem DATEV-Erlösexport erzeugt Billbee eine Buchungsdatei, die deine Steuerberatung direkt in DATEV einliest. Die Einrichtung ist das Komplizierte: Kontenrahmen, Erlöskonten je Steuerfall, Debitoren und Belegdatum müssen zusammenpassen. Hier ein vollständiges Beispiel mit dem Kontenrahmen SKR04.
Alle Konten mit deiner Steuerberatung abstimmen – sie entscheidet, auf welche Konten gebucht wird.
| Feld in Billbee | Konto | Bezeichnung SKR04 |
|---|---|---|
| Erlöskonten volle Umsatzsteuer | 4400 | Erlöse 19 % USt |
| Erlöskonten ermäßigte Umsatzsteuer | 4300 | Erlöse 7 % USt |
| Erlöskonten digitale Artikel | 4400 | Erlöse 19 % USt |
| Erlöskonten für im Inland nicht steuerbare Umsätze | 4338 | Erlöse aus im Inland nicht steuerbaren Leistungen |
| Erlöskonten steuerfreie Umsätze Drittland | 4120 | Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UStG (Ausfuhr) |
| Erlöskonto steuerfreie innergemeinschaftliche Umsätze | 4125 | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG |
| Erlöskonto Kleinunternehmer | 4185 | Erlöse als Kleinunternehmer § 19 UStG |
| Debitoren Sammelkonto | 10000 | Sammeldebitor (alle übrigen Zahlarten) |
| Sammelkonto Zahlart PayPal | 10001 | Sammeldebitor PayPal |
| Sammelkonto Zahlart Kreditkarte | 10002 | Sammeldebitor Kreditkarte |
| OSS Fernverkäufe, keine Umsatzsteuer, Differenzbesteuerung | – | im Beispiel leer – nur mit Steuerberatung festlegen |
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Bevor du anfängst, frag deine Steuerberatung nach: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (hier SKR04) und Länge der Sachkonten (meist 4), den Erlöskonten je Steuerfall und wie Debitoren gebucht werden sollen (Sammelkonto, je Zahlart oder je Kunde). Und: Soll es eine Datei sein, oder lieber der DATEV-Buchungsdatenservice? Den Unterschied erklärt die Seite Billbee & DATEV.
Stolperfalle: Die Vorgaben, die Billbee in der Maske als Beispiel nennt (z. B. 8400), gehören zum SKR03. Wer SKR04 bucht, darf sie nicht übernehmen.
Unter Einstellungen → Datenexporte → Reiter „DATEV Erlöseexport" (ganz rechts in der Reiterleiste): Beraternummer, Mandantennummer, Länge Sachkontennummern (4) und Beginn des Wirtschaftsjahres (Tag 1, Monat 1 bei Kalenderjahr). Exportformat bleibt „DATEV Format (CSV)". (Berater- und Mandantennummer im Bild sind erfunden.)
Stolperfalle: Beginn des Wirtschaftsjahres ist ein Pflichtfeld, auch wenn es leer aussieht. Ohne Tag und Monat verweigert Billbee das Speichern mit „Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder".
Volle Umsatzsteuer: 4400, ermäßigte Umsatzsteuer: 4300, digitale Artikel: 4400 und im Inland nicht steuerbare Umsätze: 4338. Alle vier sind Pflichtfelder. Über das Plus kannst du für einzelne Länder abweichende Konten anlegen; ohne Eintrag gilt „Alle anderen Länder".
Stolperfalle: Fehlt für einen Steuerfall ein Konto, lässt Billbee die betroffenen Buchungen im Export einfach weg. Lieber alle Felder sauber belegen, auch wenn der Fall heute noch nicht vorkommt.
Steuerfreie Umsätze Drittland: 4120 (Ausfuhr, z. B. Schweiz), steuerfreie innergemeinschaftliche Umsätze: 4125 (B2B in die EU mit USt-IdNr.), Kleinunternehmer: 4185. Die Felder für OSS-Fernverkäufe, „keine Umsatzsteuer" und Differenzbesteuerung bleiben im Beispiel leer – die legst du nur gemeinsam mit deiner Steuerberatung fest.
Stolperfalle: OSS-Konten wirken nur, wenn in den Steuereinstellungen „Teilnahme an OSS" und „Fernverkäufe mit Tag markieren" eingeschaltet sind. Bestellungen mit Differenzbesteuerung exportiert Billbee gar nicht.
Modus Sammelkonto mit 10000; unter „Sammelkonten pro Zahlart" zusätzlich PayPal → 10001 und Kreditkarte → 10002. So sieht die Buchhaltung offene Posten je Zahlungsanbieter getrennt. Debitorenkonten haben immer eine Stelle mehr als Sachkonten (hier 5). Eigenschaft Belegdatum: Rechnungsdatum. Belegtext {OrderRef} {BuyerName}, Belegfeld 1 {InvoiceNumber} – dann steht die Rechnungsnummer in DATEV im Belegfeld. Speichern.
Stolperfalle: Das Belegdatum entscheidet, was überhaupt exportiert wird: Bei „Rechnungsdatum" kommen nur Bestellungen mit Rechnung in die Datei. Wer auf „Bestelldatum" lässt, exportiert auch Bestellungen, für die es (noch) keine Rechnung gibt.
In der Bestellübersicht auf Export (Wolke mit Pfeil nach oben), Format „DATEV Erlösexport", Datumsfeld Rechnungsdatum – also dasselbe wie das Belegdatum –, Zeitraum z. B. ein Monat. „Tags erstellen" und „Nur Aufträge ohne Tag" verhindern doppelte Buchungen. Dann „Export erzeugen" und die Datei an die Steuerberatung geben.
Stolperfalle: Ein Export darf nur ein Wirtschaftsjahr enthalten. Und: Datumsfeld im Export immer gleich dem Belegdatum wählen, sonst landen z. B. Dezember-Bestellungen mit Januar-Rechnung in der falschen Datei – DATEV lehnt sie dann ab.
Tippe auf eine Karte.
Typisch: 4400 Erlöse 19 %, 4300 Erlöse 7 %, 4120 steuerfreie Ausfuhr, 4125 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, 4185 Kleinunternehmer, 4338 im Inland nicht steuerbare Umsätze. Die endgültige Auswahl trifft deine Steuerberatung.
Ja. Billbee nennt dasselbe Format mal Erlösexport, mal Buchungsexport.
Nein, der Erlösexport enthält die Erlöse. Für Zahlungen gibt es den separaten DATEV-Zahlungsexport.
Im Onlinehandel meist Sammeldebitoren, gern getrennt nach Zahlart. Einzeldebitoren (Basiskonto + Kundennummer) nur, wenn die Steuerberatung offene Posten je Kunde führen will.
Ja, laut Billbee-Hilfe lässt sich der DATEV-Erlösexport auch per Regel erzeugen. Alternativ überträgt der DATEV-Buchungsdatenservice die Daten direkt.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zum DATEV-Erlösexport. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Kontenangaben als Beispiel für SKR04 – keine Steuerberatung. Passend dazu: Billbee & DATEV und Bestellungen exportieren. Siehe auch alle Anleitungen.
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