Billbee erzeugt E-Rechnungen als PDF mit eingebetteter XML-Datei. Optisch ändert sich nichts, aber dein B2B-Kunde kann die Rechnung automatisch einlesen. So schaltest du es ein, so prüfst du, ob es klappt – und das sind die Stolperfallen, die wir im Test gefunden haben.
Das PDF bleibt für Menschen lesbar. In der Datei steckt zusätzlich eine XML-Datei im Format ZUGFeRD mit dem Profil XRechnung 3.0. Buchhaltungsprogramme lesen daraus Beträge, Steuersätze, IBAN und Rechnungsnummer automatisch aus.
factur-x.xml.Ausschnitt aus der eingebetteten XML-Datei:
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
…
<ram:ID>RE-2026-1011</ram:ID> <!-- Rechnungsnummer -->
<ram:BuyerReference>TEST-1006</ram:BuyerReference> <!-- Bestellnummer -->
<ram:IBANID>DE89370400440532013000</ram:IBANID>So prüfst du es selbst: Im Adobe Acrobat Reader über die Büroklammer (Anhänge) – dort steht factur-x.xml. Kostenlose Prüfdienste zeigen die Inhalte lesbar an.
Klicke dich durch die Schritte. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Gehe zu Einstellungen → Auftragsdokumente → Layouts und öffne dein Rechnungslayout mit dem Stift. Im Reiter „E-Rechnung" schaltest du den Schalter E-Rechnung ein. Billbee erzeugt die Rechnung dann im ZUGFeRD-Format mit dem Profil XRechnung.
Stolperfalle: Der Schalter gilt nur für dieses eine Layout. Hast du mehrere Rechnungslayouts (z. B. je Shop oder Sprache), musst du ihn in jedem einschalten, das E-Rechnungen erzeugen soll.
Darunter trägst du die Daten ein, die in die XML-Datei wandern: Name, Adresse mit Land, Firma, Umsatzsteuer-ID, IBAN, E-Mail und Telefonnummer. Alles mit Sternchen ist Pflicht. Dann Speichern.
Stolperfalle: Diese Angaben stehen nur in der XML-Datei, nicht auf dem PDF. Die Adresse auf der sichtbaren Rechnung kommt weiter aus dem Reiter „Adressen". Ändert sich deine Bankverbindung, musst du sie an beiden Stellen ändern. Mehrere Firmen in einem Billbee-Konto brauchen je ein eigenes Layout.
Die XML-Datei enthält ein Fälligkeitsdatum. Ist in der Bestellung kein Zahlungsziel hinterlegt, nimmt Billbee 30 Tage ab Rechnungsdatum. In unserem Test stand auf dem PDF „innerhalb von 14 Tagen" (Text aus dem Layout), in der XML aber „Zahlbar bis" in 30 Tagen. Lege das Zahlungsziel deshalb fest: per Regel mit der Aktion „Zahlungsziel setzen" (Auslöser „Bestellung importiert") oder einzeln in der Bestellung im Reiter Zahlungen.
Stolperfalle: Ein fester Text wie „zahlbar in 14 Tagen" im Fußbereich des Layouts wird nicht in die XML übernommen. Maßgeblich für die Software deines Kunden ist das Datum in der XML.
Du erzeugst die Rechnung wie gewohnt: Bestellung markieren, oben auf das PDF-Symbol „Auftragsdokumente erzeugen", Dokumenttyp „Rechnung". Für mehrere Bestellungen wählst du als Ausgabeformat „ZIP Archiv Download" – dann bekommt jede Rechnung ihre eigene Datei mit eigener XML.
Stolperfalle: Mit „PDF Download" für mehrere Bestellungen entsteht ein Sammel-PDF. Das ist keine gültige E-Rechnung – eine XML-Datei gehört immer zu genau einer Rechnung. Versand per E-Mail-Regel, Kundenportal oder Cloudspeicher funktioniert dagegen wie gewohnt.
Ist die automatische Rechnungserstellung aktiv, bekommen alle Kunden die E-Rechnung. Das schadet Privatkunden nicht (sie sehen ein normales PDF). Willst du trotzdem trennen, lege zwei Rechnungslayouts an – eines mit, eines ohne E-Rechnung – und weise das richtige per Regel zu: Auslöser „Bestellung importiert", Bedingung „Geschäftsart einschränken: B2B", Aktion „Rechnungslayout festlegen".
Stolperfalle: Prüfe an ein paar echten Bestellungen, ob Billbee sie als B2B erkennt. Woran Billbee die Geschäftsart festmacht, erklärt der Link „Hilfe Geschäftsart einschränken" direkt in der Regel.
Stornorechnungen haben ein eigenes Layout mit eigenem Reiter „E-Rechnung". Hast du kein eigenes Stornolayout, nimmt Billbee das Rechnungslayout. Hast du eines angelegt, schalte die E-Rechnung dort ebenfalls ein und trage die Pflichtangaben ein. Wie Stornos funktionieren: Stornorechnung und Gutschrift.
Stolperfalle: Bereits erzeugte Rechnungen werden nicht nachträglich zur E-Rechnung. Der Schalter wirkt nur für Rechnungen, die danach erstmals erzeugt werden.
Tippe auf eine Karte.
Nein, der Reiter „E-Rechnung" ist Teil der normalen Layout-Einstellungen. Es entstehen keine zusätzlichen Aufträge.
Das ist so gewollt. Die E-Rechnung ist ein normales PDF mit einer unsichtbaren XML-Anlage. Ob sie enthalten ist, siehst du über die Anhänge im PDF-Reader.
Nein. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Die E-Rechnung gilt für Rechnungen, die nach dem Einschalten erstmals erzeugt werden.
Weil das Ausgabeformat „PDF Download" alle Rechnungen in ein Sammel-PDF packt. Nimm „ZIP Archiv Download": Dann ist jede Rechnung eine eigene Datei mit eigener XML.
Wenn die automatische Rechnungserstellung läuft, ja. Für Privatkunden ist das unproblematisch. Trennen kannst du es mit zwei Layouts und einer Regel mit „Geschäftsart einschränken" und „Rechnungslayout festlegen".
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zu E-Rechnungen. Bildschirmfotos und Musterrechnung aus einem Billbee-Testkonto mit erfundener Firma, Stand Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Passend dazu: Rechnungen gestalten und Rechnungen automatisch versenden. Siehe auch alle Anleitungen.
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