Rechnungsnummern mit Jahreszahl, Weiterzählen nach dem Umstieg aus einem anderen System oder ein eigener Nummernkreis für Großhandelskunden: So stellst du die Nummern in Billbee ein – ohne Lücken und doppelte Nummern.
Klicke dich durch die Schritte. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Du findest sie unter Einstellungen → Auftragsdokumente → Nummernkreise. Billbee bringt für jede Belegart einen Standard-Nummernkreis mit (Haken in der Spalte „Standard"): Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Angebot. Diese gelten für alle Shops, denen du keinen eigenen Nummernkreis gibst.
Stolperfalle: Die Standard-Nummernkreise lassen sich nicht löschen – nur bearbeiten. Lege also nicht für jede Kleinigkeit einen neuen an, sondern passe zuerst die Standards an.
Klicke auf den Stift. Eine Nummer besteht aus Präfix + laufender Nummer + Suffix. „Anzahl Stellen" füllt die Nummer vorne mit Nullen auf (4 Stellen: 0042). Oben siehst du in der Vorschau sofort, wie die nächste Nummer aussieht. Mit {YYYY} (oder {YY}) im Präfix steht das Jahr in jeder Nummer, z. B. RE-2026-1009.
Stolperfalle: Setze „Nächste Nummer" nie auf eine Zahl zurück, die schon vergeben ist – sonst entstehen doppelte Rechnungsnummern. Kommst du von einem anderen System, trägst du hier einfach die nächste freie Nummer aus dem alten System ein.
Über das + in der Übersicht legst du einen weiteren Nummernkreis an, z. B. „Rechnungen Großhandel" mit dem Präfix GH-{YYYY}-. Wichtig ist das Feld Typ ganz unten: Es legt fest, für welche Belegart der Kreis gilt (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot). Der Kommentar hilft dir später zu erkennen, wofür er gedacht ist.
Stolperfalle: Ein neuer Nummernkreis tut nichts von allein. Er wird erst benutzt, wenn du ihn einem Shop oder per Regel einer Bestellung zuweist (nächste Schritte).
Unter Einstellungen → Automatisierung → Regeln legst du eine neue Regel an. Als Auslöser eignet sich „Bestellung importiert" – dann steht der Nummernkreis fest, bevor eine Rechnung entsteht. Die Bedingung bestimmt, welche Bestellungen ihn bekommen: hier „Geschäftsart einschränken: B2B". Genauso gut gehen Shop, Zahlart, Land oder ein Tag.
Stolperfalle: Wer seine Rechnungen erst bei „Bezahlt" erzeugt, kann die Regel auch auf „Bestellstatus geändert" legen. Entscheidend ist nur, dass sie läuft, bevor die Rechnung erzeugt wird.
Als Aktion wählst du „Nummernkreis zuweisen" und stellst für jede Belegart den gewünschten Kreis ein – hier nur die Rechnung. Felder, die du leer lässt, bleiben beim Standard.
Stolperfalle: Billbee ändert den Nummernkreis nur, solange für die Bestellung noch keine Nummer erzeugt wurde. Eine schon vergebene Rechnungsnummer bleibt, wie sie ist – das ist auch richtig so. Den Haken „Nummernkreise überschreiben, falls bereits gesetzt" brauchst du nur, wenn eine frühere Regel schon einen anderen Kreis zugewiesen hat.
Billbee arbeitet Regeln mit demselben Auslöser von oben nach unten ab. Die Nummernkreis-Regel muss deshalb über der Regel „Rechnung erzeugen" stehen. Mit den kleinen Pfeilen rechts schiebst du sie nach oben.
Stolperfalle: Steht sie darunter, ist die Rechnung schon mit dem Standard-Nummernkreis erzeugt, wenn die Nummernkreis-Regel läuft – und die Nummer lässt sich danach nicht mehr ändern.
Tippe auf eine Karte.
Ja. Die Startnummer ist frei wählbar, wichtig ist nur, dass jede Rechnungsnummer einmalig ist und die Folge nachvollziehbar bleibt. Nach einem Systemwechsel setzt du einfach mit der nächsten freien Nummer fort.
Schreib den Platzhalter {YYYY} (vierstellig) oder {YY} (zweistellig) ins Präfix oder Suffix, z. B. RE-{YYYY}-. Die Vorschau zeigt den Platzhalter, auf der Rechnung steht das echte Jahr.
Ja. Ein Shop ohne eigenen Nummernkreis nutzt den Standard. Willst du für einen Shop eigene Nummern, legst du einen Nummernkreis an und weist ihn dem Shop zu – oder per Regel mit der Bedingung „Shop einschränken".
Meist wurde die Rechnung schon erzeugt, bevor die Regel lief (Reihenfolge oder Auslöser prüfen), oder die Bedingung passt nicht. Billbee weist einen Nummernkreis nur zu, solange noch keine Nummer vergeben ist.
Laut Billbee-Hilfe gibt es auch Bereiche für Bestellnummern (nur für manuell angelegte Bestellungen) und für SKUs. Bestellungen aus Shops und Marktplätzen behalten ihre Bestellnummer vom Kanal.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zu Nummernkreisen. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Passend dazu: Rechnungen gestalten und Rechnungen automatisch versenden. Siehe auch alle Anleitungen.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo du Unterstützungsbedarf hast und ich zeige dir auf, wie ich dir dabei helfen kann.
Erstgespräch vereinbaren