Der Kunde will eine andere Rechnungsadresse, ein Artikeltext stimmt nicht oder die Rechnung fehlt ganz: So erzeugst du Rechnungen in Billbee von Hand, korrigierst sie nachträglich und weißt, wann ein Neu-Erzeugen reicht und wann du besser stornierst.
Klicke dich durch die Schritte. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Markiere in der Bestellübersicht eine oder mehrere Bestellungen und klicke oben auf das PDF-Symbol „Auftragsdokumente erzeugen". Dokumenttyp „Rechnung", Ausgabeformat „PDF Download" (eine Datei) oder „ZIP Archiv Download" (jede Rechnung einzeln), dann „Dokument(e) erstellen". Ohne Markierung kannst du einen Datumsbereich wählen.
Stolperfalle: Im Feld „Datum vorgeben" setzt du ein abweichendes Rechnungsdatum – aber nur, solange die Bestellung noch keine Rechnung hat. Leer gelassen nimmt Billbee das heutige Datum.
Öffne die Bestellung mit dem Stift (erscheint, wenn du mit der Maus vorn über die Zeile fährst). Unten rechts steht „Speichern & Rechnung erzeugen". Über den kleinen Pfeil daneben gibt es auch „Speichern & Rechnung per Mail senden" sowie Lieferschein, Auftragsbestätigung und Angebot.
Stolperfalle: „Per Mail senden" braucht einen eingerichteten Mailserver und eine E-Mail-Vorlage. Wie das geht: Rechnungen per E-Mail versenden.
Für Verkäufe außerhalb deiner Shops legst du die Bestellung selbst an: in der Bestellübersicht „+ Neu" → „Neue Bestellung anlegen". Kunde bzw. Rechnungsadresse eintragen, im Reiter Positionen die Artikel hinzufügen, im Reiter Zahlungen Zahlart und ggf. Zahldatum setzen – dann „Speichern & Rechnung erzeugen".
Stolperfalle: Prüfe vor dem Erzeugen den Steuermodus im Reiter „Allgemeines" – bei Firmenkunden aus dem EU-Ausland mit USt-ID ist das meist nicht „Umsatzsteuer ausweisen".
Eine Rechnung änderst du nicht im PDF, sondern in der Bestellung: Stift öffnen und korrigieren – Rechnungsadresse (Stift neben dem Adressfeld), Positionen und Rechnungstexte (Reiter Positionen), Zahlart und Zahlungsziel (Reiter Zahlungen), individueller Rechnungstext (Reiter Texte).
Stolperfalle: Änderungen an Artikeln, Steuereinstellungen oder Layout-Regeln wirken nicht rückwirkend auf bestehende Bestellungen. Steht ein falscher Artikeltext in der Bestellung, korrigierst du ihn dort im Reiter „Positionen".
Nach der Korrektur klickst du wieder auf „Speichern & Rechnung erzeugen". Billbee erzeugt das PDF neu mit den aktuellen Daten. Im Test (Adresszusatz „Stiege 2, Top 3" ergänzt) blieben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum gleich, nur die Adresse auf der Rechnung war neu. Eine Stornorechnung ist dafür nicht nötig.
Stolperfalle: Die alte Fassung ist danach überschrieben. Hast du sie schon verschickt oder in die Buchhaltung übertragen, existieren zwei verschiedene PDFs mit derselben Nummer. Schick dem Kunden die neue Fassung und prüfe, ob deine Buchhaltungs-Schnittstelle die Änderung mitbekommt.
Im Reiter Nummern & Layouts siehst du Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Rechts daneben wählst du das Layout der Rechnung, falls du mehrere hast. In der Bestellübersicht zeigt ein grünes Dokumentsymbol in der Spalte „Verlauf", dass eine Rechnung existiert.
Stolperfalle: Einen anderen Nummernkreis bekommt eine Bestellung nur, solange noch keine Nummer vergeben ist. Eine bereits erzeugte Rechnung behält ihre Nummer, auch wenn du danach den Nummernkreis umstellst.
Neu erzeugen passt für Korrekturen, bevor die Rechnung beim Kunden oder in der Buchhaltung ist, und für reine Schreibfehler (Adresse, Name). Stornieren und neu ist sauberer, wenn sich Beträge, Positionen oder der Steuersatz ändern und die Rechnung schon verschickt bzw. gebucht ist: Stornorechnung erzeugen, dann eine neue Bestellung bzw. Kopie mit neuer Rechnung. Anleitung: Stornorechnung und Gutschrift.
Gut zu wissen: Rechnungen lassen sich in Billbee nicht löschen. Eine vergebene Nummer bleibt vergeben – das ist auch so gewollt, denn Rechnungsnummern müssen lückenlos nachvollziehbar sein.
Tippe auf eine Karte.
Nein. Im Test blieben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum gleich, nur der Inhalt wurde aktualisiert.
Nein. Adresse in der Bestellung ändern und „Speichern & Rechnung erzeugen" klicken. Stornieren ist eher nötig, wenn sich Beträge ändern und die Rechnung schon verschickt oder gebucht ist.
Nein. Eine erzeugte Rechnung und ihre Nummer bleiben bestehen. Falsche Rechnungen werden storniert oder korrigiert neu erzeugt.
Über „+ Neu → Neue Bestellung anlegen" in der Bestellübersicht. Adresse und Positionen eintragen, dann „Speichern & Rechnung erzeugen".
Billbee lässt ein abweichendes Datum nur beim ersten Erzeugen zu („Datum vorgeben"). Bei bestehenden Rechnungen bleibt das Datum beim Neu-Erzeugen erhalten.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zu Bestellungen bearbeiten und Rechnungen. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung. Siehe auch alle Anleitungen.
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