Du verkaufst Geräte mit Seriennummer oder digitale Codes? Billbee ordnet jeder Bestellung automatisch die nächste freie Nummer zu, druckt sie auf die Rechnung und kann sie per Mail schicken. Damit das klappt, braucht der Artikel vor allem eines: Lagerbestand.
Zwei Mühlen bestellt, zwei Seriennummern automatisch zugeordnet – Billbee schreibt sie direkt unter die Position auf der Rechnung. Alle Daten sind erfunden.
Getestet mit einer Kaffeemühle und drei Seriennummern im Billbee-Testkonto. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
In der Artikelübersicht den Artikel markieren → oben „Seriennummern importieren" → CSV-Datei wählen → „Import starten". Die Datei hat eine Spalte ohne Überschrift, eine Nummer pro Zeile. Für mehrere Artikel auf einmal: zwei Spalten (Billbee-ID und Seriennummer) und Format „Artikel Id und Seriennummern CSV".
Wichtig: Bei mehreren Artikeln gehört in Spalte 1 die Billbee-ID, nicht die SKU. Mit SKU schlägt der Import fehl.
Artikel öffnen → Reiter Seriennummern. Hier siehst du jede Nummer, die zugeordnete Bestellung und wann sie benutzt wurde. Mit dem Plus legst du einzelne Nummern an, mit dem Schloss gibst du benutzte Nummern wieder frei (z. B. nach einer Retoure), mit dem Papierkorb löschst du.
Stolperfalle: Bearbeiten (Stift) geht nur bei Nummern, die noch keiner Bestellung zugeordnet sind.
Billbee verknüpft beim Bestelleingang automatisch so viele freie Seriennummern, wie Stück bestellt wurden. Das klappt laut Billbee-Hilfe nur, wenn der Artikel Lagerbestand hat.
Stolperfalle: Ein nachträgliches Zuordnen von Hand ist nicht möglich. Fehlt der Bestand beim Import, bleibt die Bestellung ohne Seriennummer.
In der Bestellung steht die Nummer unter der Position: im Bild „Seriennummer: WKF-M-2610-001, WKF-M-2610-002" bei zwei bestellten Mühlen. Auf der Rechnung erscheint sie an derselben Stelle (siehe oben).
Stolperfalle: Prüfe dein Lieferschein-Layout, falls die Nummer auch beim Packen sichtbar sein soll: Lieferschein gestalten.
Für Codes und Lizenzen: eine E-Mail-Vorlage mit dem Platzhalter {SerialNumber} anlegen und eine Regel bauen – Auslöser Bestellung importiert (sofort) oder Bestellstatus geändert → bezahlt, Bedingung „Artikel enthält bestimmten Text" mit der SKU, Aktion „Nachricht an Kunden senden".
Stolperfalle: Wer erst nach Zahlung verschicken will, braucht zwei Regeln: eine für Bestellungen, die schon bezahlt ankommen, eine für die spätere Statusänderung. Mehr zu Platzhaltern: Platzhalter.
Eine Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeit je Charge gibt es in Billbee nicht. Seriennummern sind einmalige Nummern pro Stück. Für Chargen nutzen viele ein eigenes Feld am Artikel oder ein angebundenes Lagerprogramm.
Stolperfalle: Seriennummern als Chargen-Ersatz funktionieren nicht: Jede Nummer wird nur einmal vergeben.
Tippe auf eine Karte.
Artikel markieren, „Seriennummern importieren" wählen und eine CSV-Datei mit einer Spalte ohne Überschrift hochladen.
Die automatische Zuordnung braucht Lagerbestand am Artikel. Ohne Bestand bleibt die Bestellung leer, und nachträglich lässt sich nichts zuordnen.
Ja, im Test stand sie direkt unter der Artikelposition.
Mit einer Vorlage mit {SerialNumber} und einer Regel mit der Aktion „Nachricht an Kunden senden".
Nein, eine Chargen- bzw. LOT-Verwaltung mit MHD gibt es in Billbee nicht.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zum Arbeiten mit Seriennummern und zum automatischen Versand. Bildschirmfotos und Rechnung aus einem Billbee-Testkonto mit erfundenen Daten, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
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