Statt jeden Monat Rechnungen herunterzuladen und zu verschicken, gibst du deiner Kanzlei einen eigenen Zugang. In Billbee ist das ein Mitarbeiter ohne Aufpreis – mit Rechten nur für Rechnungen, Berichte und Exporte. Deine Einstellungen bleiben tabu.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Bilder aus einem Billbee-Testkonto mit Beispielwerten (nicht gespeichert). Per Klick vergrößerbar.
Einstellungen → Mitarbeiter → Neu. Im Reiter Allgemeine Eigenschaften Name (z. B. „Steuerkanzlei Beispiel"), Benutzername, Passwort und die E-Mail-Adresse der Kanzlei eintragen.
Stolperfalle: Jede E-Mail-Adresse kann nur zu einem Billbee-Konto gehören. Betreut die Kanzlei schon ein anderes Billbee-Konto mit derselben Adresse, braucht sie hier eine andere.
Im Reiter Berechtigungen für die Buchhaltung typischerweise: Auftrag - Datenexport, Auftrag - Rechnung erstellen (zum Herunterladen der Rechnungen), Berichte - Auftragsliste, Berichte - Umsatzberichte und Zahlungseingänge. Soll die Kanzlei auch Billbees Gebührenrechnungen sehen: Einstellungen - Benutzerkonto.
Stolperfalle: „Rechnung erstellen" erlaubt auch das Erzeugen neuer Rechnungen. Sprich mit der Kanzlei ab, dass sie nur herunterlädt.
Im Reiter Shopverbindungen legst du fest, welche Shops der Zugang sieht. Für eine Kanzlei meist alle; für Partner oder Lieferanten nur die eigenen.
Wichtig: Einstellungen, Mitarbeiter und Shops nicht freigeben – sonst kann der Zugang deine Konfiguration ändern.
Speichern und die Zugangsdaten auf sicherem Weg an die Kanzlei geben. Den DATEV- oder Lexware-Export richtest du vorher selbst ein, damit die Kanzlei nur noch herunterladen muss: DATEV-Erlösexport, Belege herunterladen.
Tipp: Noch bequemer: Den Export monatlich automatisch an die Kanzlei schicken, siehe Exporte per Mail.
Tippe auf eine Karte.
Unter Einstellungen → Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter anlegen und nur die Rechte für Rechnungen, Berichte und Exporte freigeben.
In der Regel Auftrag - Datenexport, Auftrag - Rechnung erstellen, Berichte - Auftragsliste, Berichte - Umsatzberichte und Zahlungseingänge.
Nein, Mitarbeiter lassen sich ohne Aufpreis anlegen.
Jede E-Mail-Adresse kann nur zu einem Billbee-Konto gehören. Ist sie schon woanders in Billbee im Einsatz, eine andere Adresse nehmen.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Mehr in der Billbee-Hilfe zur Mitarbeiterverwaltung. Keine Steuerberatung. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo du Unterstützungsbedarf hast und ich zeige dir auf, wie ich dir dabei helfen kann.
Erstgespräch vereinbaren