Vorkasse bestellt, aber nach einer Woche ist noch kein Geld da? Billbee hat kein eigenes Mahnmodul, aber mit einer E-Mail-Vorlage und vier Regeln schickt es freundliche Erinnerungen samt Rechnung von selbst – nur an die, die wirklich noch nicht bezahlt haben.
Nachgebaut und getestet im Billbee-Testkonto. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Beim Import merkt sich Billbee für Vorkasse-Bestellungen einen Termin in 7 Tagen (Regel 1). Ist die Bestellung dann noch unbezahlt, bekommt sie den Status „Zahlungserinnerung" (Regel 2). Der Statuswechsel erzeugt die Rechnung neu (Regel 3), und die wird mit dem Erinnerungstext gemailt (Regel 4).
Gut zu wissen: Unter „Buchhaltung & Mahnwesen" findest du nur Buchhaltungs-Anbindungen (z. B. Lexware Office, sevdesk, DATEV) – ein Mahnmodul gibt es dort nicht. Die Status „1. Mahnung" und „2. Mahnung" sind vorhanden, Erinnerungen baust du aber mit Regeln.
Einstellungen → Automatisierung → E-Mail Vorlagen → neue Vorlage „Zahlungserinnerung". Im Test: Betreff „Kleine Erinnerung: Rechnung {InvoiceNumber} zu deiner Bestellung {OrderRef}", im Text Bestelldatum, offener Betrag {TotalSum}, Verwendungszweck und der Satz „Hast du schon bezahlt? Dann betrachte diese Nachricht bitte als gegenstandslos."
Stolperfalle: Freundlich bleiben: Oft hat der Kunde einfach vergessen oder die Zahlung ist unterwegs. Mehr zu Platzhaltern: Platzhalter.
Einstellungen → Automatisierung → Regeln → Plus. Auslöser Bestellung importiert (Alle Importarten), Bedingung Zahlart = Banküberweisung, Vorkasse. Aktion „Ereignis auslösen" mit dem Namen Zahlungserinnerung versenden und einer Verzögerung von 7 Tagen (wählbar von 0 Minuten bis 12 Monate).
Stolperfalle: Der Ereignisname muss in Regel 2 exakt gleich geschrieben sein. Hast du schon eine Regel, die beim Import die Rechnung erzeugt, kannst du die Aktion „Ereignis auslösen" auch dort ergänzen.
Auslöser „Ereignis ausgelöst" mit demselben Namen, Bedingung Bestellstatus = Bestellt, Bestätigt. Aktion „Bestellstatus ändern" → Zahlungserinnerung. Bestellungen, die in den 7 Tagen bezahlt wurden, haben einen anderen Status und bleiben unberührt.
Stolperfalle: Ohne die Status-Bedingung bekommen auch Kunden eine Erinnerung, die längst bezahlt haben.
Regel 3: Auslöser „Bestellstatus geändert" → Zahlungserinnerung, Aktion „Auftragsdokument erzeugen" (Rechnung) mit Haken bei „‚Auftragsdokument per E-Mail versenden‘ auslösen". Regel 4: Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail senden" (Rechnung), Bedingung Status = Zahlungserinnerung, Aktion „Nachricht an Kunden (Käufer) senden" mit der Vorlage Zahlungserinnerung, und unten „Regelverarbeitung beenden" anhaken.
Stolperfalle: Ohne „Regelverarbeitung beenden" läuft danach auch deine normale Rechnungsregel – der Kunde bekommt zwei Mails.
In der Regelliste beim Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail senden" muss Regel 4 an erster Stelle stehen – vor „Rechnung manuell per Email senden" und der Auftragsbestätigungs-Regel. Verschiebe sie in der Liste nach oben.
Stolperfalle: Steht die normale Rechnungsregel oben und beendet die Verarbeitung, kommt die Erinnerung nie an die Reihe.
Zum Testen eine unbezahlte Bestellung von Hand auf „Zahlungserinnerung" setzen. Im Verlauf erscheint: Status geändert → Rechnung erzeugt → „Die Nachricht ‚Zahlungserinnerung‘ wird in Kürze … gesendet". Im Testkonto folgte „E-Mail senden fehlgeschlagen … without own server", weil kein eigener Mailserver hinterlegt war.
Stolperfalle: Den 7-Tage-Termin aus Regel 1 siehst du im Verlauf nicht. Prüfe deshalb nach einer Woche gezielt eine echte Vorkasse-Bestellung. Eigenen SMTP-Server einrichten: Rechnungen automatisch versenden.
Tippe auf eine Karte.
Kein eigenes Mahnmodul. Es gibt die Status Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung; Erinnerungen versendest du per Regeln und E-Mail-Vorlage.
Mit vier Regeln: Ereignis mit Verzögerung beim Import, Status setzen wenn unbezahlt, Rechnung neu erzeugen, Erinnerungsmail mit Rechnung senden.
Laut Billbee-Hilfe werden Rechnungen nicht gespeichert, sondern beim Versenden neu erzeugt – nur so hängt sie an der Erinnerung.
Mit der Bedingung Bestellstatus = Bestellt/Bestätigt in Regel 2. Bezahlte Bestellungen haben einen anderen Status.
Häufig fehlt der eigene SMTP-Server, die Regel-Reihenfolge stimmt nicht oder der Ereignisname ist in Regel 1 und 2 unterschiedlich geschrieben.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zur Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto mit erfundenen Daten, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo du Unterstützungsbedarf hast und ich zeige dir auf, wie ich dir dabei helfen kann.
Erstgespräch vereinbaren