Du siehst alles, dein Kollege nur einen Teil – oder gar nichts? Das ist fast nie ein Fehler, sondern eine Einstellung am Mitarbeiterzugang. Billbee regelt zweierlei: welche Shops ein Mitarbeiter sieht und welche Bereiche er nutzen darf. Hier gehst du beides der Reihe nach durch.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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Einstellungen → Mitarbeiter → Stift neben dem Mitarbeiter → Reiter Shopverbindungen. Laut Billbee-Hilfe sieht und bearbeitet ein Mitarbeiter die Bestellungen eines Shops nur, wenn dieser Shop hier angehakt ist. Fehlt der Haken bei einem Shop, fehlen ihm alle Bestellungen daraus.
Häufigste Ursache: Verbindest du einen weiteren Shop oder Marktplatz, schau danach bei jedem Mitarbeiter, ob er hier angehakt ist.
Ganz oben in der Liste steht der Eintrag „ohne Shopverknüpfung". Er steht für Aufträge, die über + Neu ohne Shop angelegt wurden. Ist er nicht angehakt, bleiben genau diese Aufträge für den Mitarbeiter unsichtbar – der typische Fall „Ich habe eine Bestellung angelegt, mein Kollege findet sie nicht".
Tipp: Besser gleich mit Shop arbeiten: Lege einen manuellen Shop an und wähle ihn beim Erfassen, siehe Billbee ohne Onlineshop. Bestehende Aufträge ordnest du in der Bestellübersicht über Mehr → Einem anderen Shop zuweisen einem Shop zu.
Im Reiter Berechtigungen legst du fest, was der Mitarbeiter darf, z. B. Auftrag - Bearbeiten (Status ändern), Auftrag - Versenden, Berichte - Pickliste oder Kunden - Liste anzeigen. Für Artikel gibt es Artikel - Bearbeiten, - Exportieren, - Importieren und - Umsätze.
Stolperfalle: Ein Recht nur zum Ansehen der Artikelliste steht nicht in der Liste, und was ein Mitarbeiter ganz ohne Artikelrechte sieht, beschreibt die Billbee-Hilfe nicht. „Artikel - Bearbeiten" erlaubt auch das Löschen von Artikeln – gezielt vergeben.
Eine eigene Berechtigung „Automatisierung" gibt es nicht. Laut Billbee-Hilfe braucht ein Mitarbeiter zum Anlegen und Bearbeiten von Regeln Einstellungen - Sonstiges und Zahlungsabgleich - Konten. Soll er manuelle Regeln nur auslösen, reicht Regel - Ausführen.
Wichtig: „Einstellungen - Sonstiges" öffnet auch Umsatzsteuer, Nummernkreise und Datenexporte. Gib es nur Personen, denen du deine Konfiguration anvertraust.
Manche Funktionen erscheinen nur mit dem passenden Recht: Anonymisieren und Wiederherstellen in der Bestellübersicht nur mit Auftrag - Anonymisieren bzw. - Wiederherstellen. Eine Testmail aus den Benachrichtigungstexten braucht Einstellungen - Mitarbeiter. „Einem anderen Shop zuweisen" braucht Auftrag - Bearbeiten und Auftrag - Aufträge zusammenfassen.
Gut zu wissen: Das Recht „Änderungshistorie einsehen" hat laut Billbee-Hilfe zurzeit keine Funktion.
Stimmen Shops und Rechte, liegt es meist an einem Filter im Browser des Mitarbeiters. Billbee merkt sich Filter je Browser, nicht je Konto. Die Fehlersuche dazu steht in Bestellungen da, aber nicht sichtbar. Kommt der Mitarbeiter gar nicht erst hinein: Er muss den Link in der Einladungsmail bestätigt haben, bevor er sich anmelden kann.
Tipp: Vergleiche am besten am selben Rechner: Du meldest dich ab, der Mitarbeiter meldet sich an. Siehst du dann Unterschiede, liegt es an den Rechten, nicht am Browser.
Tippe auf eine Karte.
Meist fehlt der Haken beim Shop im Reiter Shopverbindungen des Mitarbeiters. Ohne Freigabe sieht er die Bestellungen dieses Shops nicht.
Weil sie ohne Shop angelegt wurde und beim Mitarbeiter „ohne Shopverknüpfung" nicht angehakt ist. Haken setzen oder den Auftrag einem Shop zuweisen.
Laut Billbee-Hilfe Einstellungen - Sonstiges und Zahlungsabgleich - Konten. Zum bloßen Auslösen manueller Regeln reicht Regel - Ausführen.
Nein, Mitarbeiter lassen sich ohne Aufpreis anlegen. Jede E-Mail-Adresse kann aber nur zu einem Billbee-Konto gehören.
Nein. Billbee speichert Filter in den Cookies des jeweiligen Browsers. Jeder hat seine eigene Ansicht.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Mehr in der Billbee-Hilfe zur Mitarbeiterverwaltung und zu den Mitarbeiterberechtigungen. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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