Der Kunde bekommt eine Mail, aber keine Rechnung. Oder die Rechnung liegt in Billbee, die Mail kommt gar nicht. Fast immer liegt es an einer von vier Stellen: Auslöser, E-Mail-Typ, Reihenfolge oder Mailserver.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Nachgestellt im Billbee-Testkonto. Bilder per Klick vergrößerbar.
Nur Mails aus dem Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail versenden (Rechnung)" mit der Aktion „Nachricht an Kunden senden" bekommen die Rechnung als Anhang. Eine Mail aus „Bestellstatus geändert → Versendet" hat keinen Anhang, auch wenn die Rechnung schon da ist.
Stolperfalle: Das ist der häufigste Fehler: Versandmail mit Text „anbei Ihre Rechnung" – aber über den Status-Auslöser verschickt.
Die verwendete Vorlage muss beim E-Mail-Typ auf „Kaufm. Dokumente" stehen (Einstellungen → Automatisierung → E-Mail-Vorlagen). Nur dieser Typ hängt Auftragsdokumente an.
Gut zu wissen: Eine Test-Mail aus dem Vorlagen-Editor kommt immer ohne Anhang. Zum Testen eine echte Bestellung nehmen.
Damit der Auslöser überhaupt passiert, in der Regel, die die Rechnung erzeugt (Aktion „Auftragsdokument erzeugen"), die Option „‚Auftragsdokument per E-Mail versenden‘ auslösen" anhaken. Alternativ in einer beliebigen Mail einen Download-Link mit dem Platzhalter {DownloadUrl} einfügen.
Stolperfalle: Ohne diesen Haken entsteht die Rechnung, aber die Versandregel wird nie angestoßen.
Billbee verschickt Mails an Kunden nur über deinen eigenen Mailserver. Fehlt er, steht im Verlauf der Bestellung „User is not allowed to send message without own server". Die Rechnung wird trotzdem erzeugt, aber nicht verschickt.
Stolperfalle: Die Zugangsdaten bekommst du bei deinem Mail-Anbieter. Nach dem Eintragen eine Testmail senden.
Bestellung öffnen → Verlauf & Nachrichten. Dort steht, ob die Rechnung erzeugt wurde, ob eine Mail rausging und mit welchem Fehler. Welche Regel lief, zeigen die Systemereignisse.
Stolperfalle: Kommt die Mail beim Kunden nicht an, obwohl der Verlauf „gesendet" zeigt: Spam-Ordner und SPF/DKIM deiner Domain prüfen.
Tippe auf eine Karte.
Weil die Mail nicht über den Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail versenden (Rechnung)" läuft oder die Vorlage nicht den Typ „Kaufm. Dokumente" hat.
Nicht als Anhang. Du kannst aber mit {DownloadUrl} einen Link zur Rechnung einfügen.
Test-Mails aus dem Vorlagen-Editor haben nie einen Anhang. Mit einer echten Bestellung testen.
In Billbee ist kein eigener Mailserver hinterlegt. Ohne ihn verschickt Billbee keine Mails an Kunden.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details in der Billbee-Hilfe zum Rechnungsversand. Ausführliche Einrichtung: Rechnung automatisch versenden. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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