Ein-Personen-Manufaktur: 5–6 Stunden Verwaltung pro Monat weniger

Die Ausgangslage

Das Unternehmen wird von einer einzigen Person geführt – vom Produktdesign über die Fertigung bis zur kompletten kaufmännischen Abwicklung. Die meisten Artikel entstehen erst, wenn eine Bestellung eingeht. Das hält das Lager klein, verlangt aber, dass Auftragseingang, Fertigung und Buchhaltung sauber ineinandergreifen.

Verkauft wird parallel über Etsy, Amazon und einen eigenen Shopify-Shop. Die Aufträge liefen zwar schon in Billbee zusammen, und für die Buchhaltung war Lexware Office im Einsatz – doch zwischen beiden Systemen klaffte eine Lücke, die jeden Tag von Hand geschlossen werden musste. Dokumentiert war davon nichts.

Die Herausforderungen

• Zahlungsabgleich von Hand: Amazon und Shopify zahlen gesammelt und bereits um Gebühren gekürzt aus. Der Betrag auf dem Konto passte deshalb nie zur Summe der Rechnungen – jeder Auszahlungszeitraum musste mühsam rekonstruiert werden.
• Keine durchgängige Belegkette: Rechnungen wurden nicht automatisch erzeugt und übergeben. Zwischen Verkauf, Rechnung und Buchung entstand ein Versatz, der auch die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei erschwerte.
• Wachstum hieß mehr Verwaltung: Die Abläufe stammten aus Zeiten mit deutlich weniger Bestellungen. Jede Umsatzsteigerung hätte den Verwaltungsaufwand im gleichen Maß mitwachsen lassen.

Die Lösung

• Billbee als zentrale Datenquelle: Alle Kanäle laufen in Billbee zusammen, und alle nachgelagerten Schritte werden von dort gespeist.
• Rechnungen automatisch: Ausgangsrechnungen entstehen direkt nach Bestelleingang und gehen ohne Zwischenschritt an Lexware Office – die doppelte Erfassung entfällt.
• Automatischer Zahlungsabgleich: Mit PayJoe werden Auszahlungen, Erlöse und Plattformgebühren von Amazon und Shopify nach festen Regeln den Belegen zugeordnet – auch in Spitzenzeiten zuverlässig.
• Hilfe zur Selbsthilfe: Jede Einstellung wurde in den gemeinsamen Sitzungen selbst vorgenommen. So lassen sich die Abläufe später eigenständig erweitern, etwa um weitere Verkaufskanäle.

Das Ergebnis

• 5 bis 6 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Monat – schon während der Beratung messbar.
• Der Verwaltungsaufwand wächst nicht mehr mit jeder zusätzlichen Bestellung mit.
• Die gewonnene Zeit fließt in Produktentwicklung und den Ausbau der Fertigung.

Anonymisiertes Fallbeispiel aus einem echten Beratungsprojekt.