Ein Zertifikat, eine Zeichnung, die Rechnung aus einem anderen Programm: Viele möchten eine eigene Datei direkt an eine Bestellung heften. Das ist in Billbee so nicht vorgesehen. Je nachdem, was du erreichen willst, gibt es aber gute Wege – hier ein ehrlicher Überblick.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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In der Bestellung gibt es die Reiter Allgemeines, Positionen, Nummern & Layouts, Zahlungen, Versand, Texte, Verlauf & Nachrichten und Weitere Bestellungen. Ein Feld, um eine eigene Datei hochzuladen, beschreibt die Billbee-Hilfe dort nicht, auch keine Regel-Aktion dafür (Stand Oktober 2026). Billbee erzeugt Belege selbst aus den Bestelldaten.
Hinweis: Wünschst du dir die Funktion, kannst du sie als Vorschlag auf der Billbee-Roadmap einreichen.
Soll eine Datei mit jeder Rechnung mitgehen – AGB, Widerrufsbelehrung, Pflegehinweis –, hängst du sie ans Layout: Reiter Dateianhänge → „PDF Anhang hochladen", dann „Drucken" und/oder „Mit E-Mail versenden". Schritt für Schritt: AGB und PDFs an die Rechnungsmail.
Stolperfalle: Der Anhang gilt für alle Belege dieses Layouts, nicht für eine einzelne Bestellung. Für Einzelfälle ist er nicht gedacht.
Gehört die Datei zu einem Produkt (Anleitung, E-Book, Datenblatt), verknüpfst du sie am Artikel: Artikel bearbeiten → Reiter Dateien → „Neue Datei", Datei aus einem angebundenen Cloudspeicher wählen. Im Kundenportal den Dateidownload einschalten. Jede Bestellung mit diesem Artikel bekommt dann einen Download-Link, den du per Regel mit dem Platzhalter {DownloadUrl} verschickst.
Stolperfalle: Kunden können erst herunterladen, wenn die Bestellung mindestens „bezahlt" ist. In der Regel die Bedingung „Bestellung enthält Downloadartikel" setzen, sonst geht die Mail auch an Bestellungen ohne Datei.
Für eine Datei, die nur zu einer Bestellung gehört, legst du sie in deiner eigenen Ablage oder deinem Cloudspeicher ab, am besten mit der Bestellnummer im Dateinamen. In der Bestellung hinterlegst du unter Verlauf & Nachrichten → „Neue Bemerkung" einen Hinweis, wo sie liegt. So findet jeder im Team sie wieder.
Tipp: Eine Bemerkung ist ein interner Hinweis. Der Kunde sieht sie nicht und sie wird nicht mitgedruckt.
Fehlt die Billbee-Rechnung bei Amazon, liegt es meist an den Voraussetzungen des Rechnungsuploads: In Seller Central müssen VCS und Amazons eigene Rechnungserstellung aus sein, in der Billbee-Amazon-Anbindung „Rechnung automatisch hochladen" und „Marktplatz als Tag übernehmen" an. Die Bestellung muss versendet und jünger als 90 Tage sein, die Rechnungsnummer ohne Punkt oder Komma. Erneut anstoßen kannst du den Upload über das PDF-Symbol in der Bestellübersicht. Mehr: Amazon in mehreren Ländern und 1-Cent-Abweichung beim Upload.
Stolperfalle: Bei FBA-Bestellungen, die in mehreren Paketen verschickt wurden, ist laut Billbee-Hilfe kein Upload möglich. Uploads laufen über eine Warteschlange und können sich verzögern.
Tippe auf eine Karte.
Laut Billbee-Hilfe ist das an der einzelnen Bestellung nicht vorgesehen (Stand Oktober 2026). Alternativen sind der Layout-Anhang, Dateien am Artikel oder eine Bemerkung mit Ablageort.
Im Rechnungslayout unter Dateianhänge hochladen und „Mit E-Mail versenden" einschalten.
Die Billbee-Hilfe beschreibt bei E-Mail-Vorlagen keine Anhänge. Dateien kommen über das Layout (mit dem Beleg) oder als Download-Link über den Artikel.
Häufig ist VCS noch aktiv, die Bestellung nicht versendet, älter als 90 Tage oder die Rechnungsnummer enthält Punkt oder Komma. Den Upload stößt du über das PDF-Symbol neu an.
Sobald die Bestellung mindestens den Status „bezahlt" hat und der Dateidownload im Kundenportal eingeschaltet ist.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details in der Billbee-Hilfe zu Dokumentendownloads im Kundenportal und zur Amazon-Anbindung. Bildschirmfoto aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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