Ein Café will 6 kg Espresso und zwei Tassen – vorher aber ein Angebot. Billbee kann Angebote und Auftragsbestätigungen schreiben, ganz ohne Zusatzprogramm. Dafür brauchst du ein Layout, einen eigenen Nummernkreis und den richtigen Status, damit der Lagerbestand nicht zu früh sinkt.
Getestet mit einem Großhandelsangebot im Billbee-Testkonto. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Einstellungen → Auftragsdokumente → Layouts → Plus. Als Typ gibt es Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot, Etiketten und Stornorechnung. Lege ein Angebots-Layout an – am schnellsten mit Logo und Fußzeile wie auf der Rechnung. Im Testkonto steht oben rechts „Angebotsnummer: {OfferNumber}" und „Dieses Angebot ist 14 Tage gültig".
Zuerst: Ohne eigenes Angebots-Layout kann Billbee kein Angebot erzeugen. Gleiches gilt für die Auftragsbestätigung. Wie Layouts funktionieren: Rechnungen gestalten.
Unter Nummernkreise den Standard-Nummernkreis für Angebote öffnen und ein Präfix setzen, im Test AN-{YYYY}- ab 1001. Das erste Angebot hieß dann AN-2026-1001. Mehr zu Präfixen: Nummernkreise.
Stolperfalle: Ohne Anpassung zählt der Nummernkreis einfach ab „1" – Angebot 1, Auftragsbestätigung 1, ohne Präfix. Das lässt sich später schwer von Rechnungen unterscheiden. Stell auch den Kreis für Auftragsbestätigungen ein.
Lege die Bestellung von Hand an (Kunde, Positionen, Preise) und setze den Status auf „Angeboten". In diesem Status wird der Lagerbestand nicht abgebucht – erst, wenn die Bestellung auf „Bezahlt" wechselt.
Stolperfalle: Nimm den Haken „Lagerbestand anpassen" in den Positionen nicht raus. Laut Billbee-Hilfe lässt sich der Lagerabgleich sonst später nicht mehr automatisch nachholen.
In der Bestellung am Speichern-Knopf das Menü aufklappen: „Speichern & Angebot erzeugen" (PDF) oder „Speichern & Angebot per Mail senden". Daneben stehen die gleichen Punkte für die Auftragsbestätigung. Alternativ in der Übersicht markieren → Erzeugen → Dokumenttyp „Angebot".
Stolperfalle: Wähle nicht aus Versehen „Speichern & Rechnung erzeugen" – dann ist eine Rechnungsnummer vergeben, obwohl der Kunde noch gar nicht zugesagt hat.
Für den Mailversand brauchst du eine Regel: Einstellungen → Automatisierung → Regeln, Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail senden" mit Dokumenttyp Angebot, Aktion „Nachricht an Kunden (Käufer) senden" mit einer Angebots-Vorlage. Für Auftragsbestätigungen gab es im Testkonto schon eine fertige Systemregel, für Angebote nicht.
Stolperfalle: Ohne eigenen SMTP-Server geht keine Mail raus. Siehe Rechnung per Mail senden – dort ist auch beschrieben, wie du im Verlauf prüfst, ob die Mail raus ist.
Im Testkonto nutzte die E-Mail-Vorlage für die Auftragsbestätigung den Platzhalter {InvoiceNumber}. Eine Auftragsbestätigung hat aber noch keine Rechnungsnummer – richtig ist {OrderCommitNumber}. Prüfe deine Vorlagen, bevor du sie nutzt.
Stolperfalle: Mehr zu Platzhaltern und wie du eine Vorlage mit echter Bestellung testest: Platzhalter.
Nimmt der Kunde an, setzt du den Status auf „Bestätigt" (und schickst bei Bedarf die Auftragsbestätigung). Nach Zahlung „Bezahlt" – jetzt wird der Bestand abgebucht – und die Rechnung erzeugen. Lehnt er ab, die Bestellung stornieren.
Stolperfalle: Wie die Status zusammenhängen, steht in der Billbee-Hilfe zu Bestellstatus (Link unten).
Tippe auf eine Karte.
Ja. Du brauchst ein Layout vom Typ Angebot und eine manuell angelegte Bestellung im Status „Angeboten". Dann „Speichern & Angebot erzeugen".
Nein, im Status „Angeboten" nicht. Billbee bucht den Bestand erst ab, wenn die Bestellung auf „Bezahlt" wechselt.
Über den Nummernkreis für Angebote, z. B. mit Präfix AN-{YYYY}-.
Mit einer Regel: Auslöser „Auftragsdokument per E-Mail senden" mit Dokumenttyp Angebot, Aktion „Nachricht an Kunden senden". Dann „Speichern & Angebot per Mail senden".
{OrderCommitNumber} für die Nummer der Auftragsbestätigung – nicht {InvoiceNumber}.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zum Anlegen von Angeboten und zu Bestellstatus. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto mit erfundenen Daten, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
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