Deine Rechnungen sollen aussehen wie dein Geschäftsbrief – mit Logo, Hausfarben und Fußzeile aus dem Briefpapier. In Billbee legst du dafür ein PDF als Hintergrund unter das Layout. Damit nichts doppelt erscheint, verrutscht oder für den Großkunden unlesbar wird, kommt es auf ein paar Einstellungen an.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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Exportiere dein Briefpapier als PDF im Format DIN A4. Darauf gehört nur, was auf jeder Rechnung gleich ist: Logo, Absenderzeile, Fußzeile mit Anschrift, Bank, Registerdaten und Steuernummer. Die Flächen für Kundenadresse, Rechnungsangaben und Artikeltabelle bleiben weiß – dort druckt Billbee.
Stolperfalle: Steht im Briefpapier schon ein Text, den Billbee auch druckt (z. B. die Absenderzeile), erscheint er doppelt oder übereinander. Lieber eine Stelle festlegen und die andere leer lassen.
Einstellungen → Auftragsdokumente → Layouts → Stift am Rechnungslayout → Reiter Allgemein → Feld „Hintergrund PDF" → Hochladen. Rechts siehst du sofort die Vorschau mit deinem Briefpapier. Erst mit Speichern wird es übernommen.
Stolperfalle: Das Hintergrund-PDF gehört zum einzelnen Layout. Lieferschein, Stornorechnung oder Angebot mit eigenem Layout brauchen es jeweils separat. Wie du den Lieferschein gestaltest: Lieferschein gestalten.
Im Reiter Logos den Schalter „Logo verwenden" aus, im Fußbereich die Spalten leeren, wenn dein Briefpapier schon eine Fußzeile hat. Hat das Briefpapier eigene Falzmarken, schaltest du im Reiter Allgemein „Falzmarken ausgeben" aus. Alles andere – Logo-Position, Kopf, Farben der Tabelle – erklärt Rechnungen gestalten.
Stolperfalle: Die Pflichtangaben einer Rechnung (z. B. Steuernummer oder USt-IdNr.) müssen trotzdem auf jeder Seite des Belegs lesbar sein – entweder im Briefpapier oder im Layout, aber nicht nirgends.
Damit Billbee nicht in dein Briefpapier hineindruckt, verschiebst du die Bereiche: „Rechter Rand (mm)" im Reiter Allgemein, die Lieferadresse in Millimetern ab der oberen linken Ecke (Reiter Adressen), die Titelzeile per Schieberegler, dazu Infoblock und Text oben rechts. Prüfe jede Änderung in der Vorschau und mit „PDF herunterladen".
Stolperfalle: Die Vorschau arbeitet mit Beispieldaten und einer kurzen Artikelliste. Ob dein Briefpapier auch auf Seite 2 sauber aussieht, beschreibt die Billbee-Hilfe nicht – erzeuge deshalb eine echte Testrechnung mit vielen Positionen.
Unter „Schriftart für alle Texte" und „Schriftgröße für alle Texte" legst du die Grundschrift fest; für einzelne Elemente wie Titel, Fußtext oder Absender lässt sie sich abweichend einstellen. Zur Wahl steht eine feste Liste, u. a. Arial, Calibri, Georgia, Open Sans, Palatino Linotype, Tahoma, Times New Roman und Verdana. Eine eigene Schriftdatei (etwa TTF) hochladen ist laut Billbee-Hilfe nicht vorgesehen (Stand Oktober 2026).
Tipp: Deine Hausschrift bekommst du trotzdem aufs Papier: Logo, Kopf und Fußzeile mit Hausschrift ins Briefpapier-PDF, für die Rechnungsdaten eine ruhige Schrift aus der Liste wählen, die ihr ähnelt. Zierschriften wie Bauhaus 93 oder Lovelo nur für Überschriften – sie sind für Menschen und Texterkennung schwer lesbar.
Großkunden lesen Rechnungen meist maschinell ein. Ein PDF mit Briefpapier ist für Menschen gemacht; Texterkennung kann an Hintergrundgrafiken, Zierschriften oder überlappendem Text scheitern. Sicher geht es mit der E-Rechnung: Billbee bettet laut Hilfe eine XML-Datei (ZUGFeRD) ins PDF ein, die das System des Kunden direkt ausliest. Deren Absenderdaten pflegst du im Reiter E-Rechnung – unabhängig vom Briefpapier.
Wichtig: Im Inland zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung ohnehin Pflicht: Reine PDF-Rechnungen sind nur noch in der Übergangszeit erlaubt (bis 31.12.2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027). Welche Regel für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Tippe auf eine Karte.
Unter Einstellungen → Auftragsdokumente → Layouts am jeweiligen Layout, Reiter Allgemein, Feld „Hintergrund PDF" → Hochladen. Danach speichern.
Nein, laut Billbee-Hilfe und Layout-Editor wählst du aus einer festen Liste (Stand Oktober 2026). Eine Hausschrift kannst du über das Briefpapier-PDF einbringen.
Nur, wenn du es im Lieferschein-Layout ebenfalls hochlädst. Jedes Layout hat sein eigenes Hintergrund-PDF.
Die eingebettete XML entsteht laut Billbee-Hilfe aus den Bestelldaten und den Angaben im Reiter E-Rechnung. Das Briefpapier ändert nur das Aussehen des PDF-Teils.
Weil es im Briefpapier und im Layout steckt. Im Reiter Logos „Logo verwenden" ausschalten.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details in der Billbee-Hilfe zu Layouts und zur E-Rechnung. Bildschirmfoto aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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