Billbee: Rechnung erst bei Versand oder zeitverzögert

Q: Warum reicht das Mindestalter der Bestellung im Shop nicht?

Das Mindestalter wirkt vor dem Import, die Rechnungsregel direkt danach.

Q: Was passiert mit Bestellungen, die schon vor der Umstellung importiert wurden?

Alte Bestellungen bleiben, wie sie sind.

Q: Gilt das auch ohne die USt-ID-App?

Ja, der Zeitpuffer hilft bei jeder Schnittstelle.

Schritt für Schritt

In sieben Schritten zur Rechnung mit Zeitpuffer

Bilder aus einem Billbee-Testkonto. Per Klick vergrößerbar.

Schritt 1: Warum die Rechnung nicht sofort entstehen soll

Billbee holt eine Shopify-Bestellung ab, prüft den steuerlichen Sachverhalt und führt sofort alle Regeln mit dem Auslöser „Bestellung importiert“ aus. Steht darin „Auftragsdokument erzeugen: Rechnung“, ist die Rechnung fertig, bevor irgendjemand nachbessern konnte. Die USt-ID-App kontrolliert Billbee nach dem Import und stellt eine Firmenbestellung aus dem EU-Ausland auf innergemeinschaftliche Lieferung – aber nur, solange keine Rechnung existiert. Deshalb braucht die Rechnung einen kleinen Zeitpuffer.

Welche Variante?: Beide Wege unten sind gleichwertig. Variante A (Rechnung bei Versand) ist die einfachste Lösung und für die meisten Händler die richtige. Variante B (10 Minuten verzögert) nimmst du, wenn die Rechnung schon vor dem Versand da sein muss, etwa für die Buchhaltung oder ein Lager, das nach Rechnung packt.

Schritt 2: Die bisherige Rechnungsregel prüfen

Gehe zu Einstellungen → Automatisierung → Regeln und suche die Regel, die deine Rechnungen erzeugt. Typisch sieht sie aus wie im Bild: Auslöser „Bestellung importiert“, Bedingung „Bestellung ist im Status: Bezahlt“, Aktion „Auftragsdokument erzeugen“ mit Dokumenttyp Rechnung. Öffne sie mit dem Stift.

Billbee Rechnung zeitverzögert: Die bisherige Rechnungsregel prüfen

Stolperfalle: Auch eine Regel mit Auslöser „Bestellstatus geändert“ auf „Bezahlt“ feuert bei Shop-Bestellungen in derselben Sekunde wie der Import, weil die Bestellung schon bezahlt ankommt. Sie zählt genauso.

Schritt 3: Rechnung erst bei „Versendet“ erstellen

Stelle den Auslöser der Regel auf „Bestellstatus geändert“ und wähle als Status „Versendet“. Die Bedingung „Bezahlt“ kannst du über den Papierkorb entfernen – eine versendete Bestellung ist bezahlt, sonst hättest du sie nicht verschickt. Die Aktion „Auftragsdokument erzeugen: Rechnung“ bleibt unverändert. Speichern, fertig. Die Rechnung entsteht jetzt in dem Moment, in dem du die Bestellung versendest, und kann mit der Versandbestätigung an den Kunden gehen.

Billbee Rechnung zeitverzögert: Rechnung erst bei „Versendet“ erstellen

Tipp: Versendest du am selben Tag, an dem die Bestellung kommt, liegen zwischen Import und Rechnung trotzdem viele Minuten – die App hat spätestens nach einer Viertelstunde nachgebessert. Wer Variante A wählt, ist mit Schritt 7 fertig.

Schritt 4: Ereignis „Rechnung erstellen“ mit 10 Minuten Verzögerung

Soll die Rechnung weiter kurz nach dem Import entstehen, ersetzt du in der bestehenden Regel die Aktion: Papierkorb bei „Auftragsdokument erzeugen“, dann unter Aktionen die Aktion „Ereignis auslösen“ wählen. Als Ereignisnamen trägst du Rechnung erstellen ein, als Verzögerung 10 Minuten. Auslöser „Bestellung importiert“ und Bedingung „Bezahlt“ bleiben. Gib der Regel einen sprechenden Namen, etwa „Rechnung: 10 Minuten nach Import vormerken“, und speichere.

Billbee Rechnung zeitverzögert: Ereignis „Rechnung erstellen“ mit 10 Minuten Verzögerung

Stolperfalle: Den Ereignisnamen exakt merken, inklusive Groß- und Kleinschreibung. Regel 2 findet das Ereignis nur bei identischer Schreibweise. Weniger als 10 Minuten sind riskant: Die App kontrolliert Billbee im Abstand von einigen Minuten.

Schritt 5: Rechnung erzeugen, wenn das Ereignis eintritt

Lege über das Plus eine neue Regel an: Auslöser „Ereignis ausgelöst“, Ereignisname Rechnung erstellen (genau wie in Regel 1). Keine Bedingung nötig. Aktion „Auftragsdokument erzeugen“, Dokumenttyp Rechnung. Setze den Haken „Nur ausführen, wenn das Dokument noch nicht erstellt wurde“; soll die Rechnung wie bisher per Mail rausgehen, zusätzlich „‚Auftragsdokument per E-Mail versenden‘ auslösen“. Speichern.

Billbee Rechnung zeitverzögert: Rechnung erzeugen, wenn das Ereignis eintritt

Stolperfalle: Hattest du die Mail bisher über eine eigene Regel „Rechnung erstellt → E-Mail senden“ verschickt, bleibt die unverändert – sie reagiert auf die fertige Rechnung, egal wann sie entsteht. Dann den Mail-Haken hier weglassen, sonst kommt die Rechnung doppelt.

Schritt 6: Beide Regeln in der Liste prüfen

In der Regelliste stehen jetzt zwei Einträge: unter „Auslöser: Bestellung importiert“ die Regel 1, die das Ereignis vormerkt, und unter „Auslöser: Ereignis ausgelöst“ die Regel 2, die die Rechnung erzeugt. Beide müssen den grünen Haken bei „Aktiv“ haben. Mache danach eine Testbestellung: Im Verlauf der Bestellung siehst du „Ereignis vorgemerkt“ und zehn Minuten später die erstellte Rechnung.

Billbee Rechnung zeitverzögert: Beide Regeln in der Liste prüfen

Tipp: Fehlt die Rechnung nach einer Viertelstunde, hilft die Anleitung Regel greift nicht. Häufigster Grund: Der Ereignisname ist in Regel 2 anders geschrieben als in Regel 1.

Schritt 7: Den Punkt in der Checkliste der App abhaken

Öffne die USt-ID-App im Shopify-Admin unter Apps. In der Checkliste hakst du den Punkt „Rechnung nicht sofort beim Import erstellen“ ab. Damit ist die Einrichtung vollständig; die App zeigt dann „Läuft“ und alle Punkte erledigt. Wie die übrigen Punkte gehen, steht in der Installationsanleitung.

Gut zu wissen: Der Haken ist eine Erinnerung für dich, keine Prüfung: Die App kann deine Billbee-Regeln nicht lesen. Änderst du die Regeln später wieder, nimm den Haken raus.

Weitere Anleitungen

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur verzögerten Rechnung

Warum reicht das Mindestalter der Bestellung im Shop nicht?

Das Mindestalter verzögert nur den Abruf aus Shopify. Ist die Bestellung einmal in Billbee, laufen die Import-Regeln sofort. Die App kann aber auch nach dem Import noch nachbessern müssen – dafür braucht sie die paar Minuten vor der Rechnung.

Kann ich die Rechnung nach dem Umstellen noch von Hand erzeugen?

Ja, jederzeit über die Bestellung. Die Regeln ändern nur, wann Billbee die Rechnung von selbst anlegt.

Was passiert mit Bestellungen, die schon vor der Umstellung importiert wurden?

Nichts. Regeln wirken nur auf Ereignisse ab dem Zeitpunkt der Änderung. Bestellungen ohne Rechnung bekommen sie beim nächsten passenden Auslöser, also beim Versand (Variante A) – bei Variante B musst du sie einmal von Hand erzeugen.

Gilt das auch ohne die USt-ID-App?

Ja. Der Zeitpuffer hilft bei jeder Schnittstelle, die nach dem Import noch etwas an der Bestellung ändert – Adresskorrekturen, Tags, Steuerprüfungen.

Wie lang darf die Verzögerung sein?

Bei „Ereignis auslösen“ von Minuten bis Monaten. Für die App reichen 10 Minuten; länger als eine Stunde bringt nichts.

Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Grundlagen in der Billbee-Hilfe zu zeitverzögerten Aktionen; das Prinzip erklärt die Anleitung Zeitverzögerte Regeln. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto, Stand November 2026. Keine Steuerberatung. Siehe auch alle Anleitungen.

Rechnung erst bei Versand oder zeitverzögert erstellen