Jede Bestellung in Billbee hat ein eigenes Logbuch: den Reiter „Verlauf & Nachrichten". Dort steht, was Billbee, deine Regeln und dein Team mit der Bestellung gemacht haben – und warum etwas nicht geklappt hat. Hier liest du, was dort auftaucht, wie du einen internen Kommentar schreibst und wie eine Nachricht wirklich beim Kunden ankommt.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Bild aus einem Billbee-Testkonto. Per Klick vergrößerbar.
Bestellung mit dem Stift öffnen (er erscheint, wenn du mit der Maus vorn über die Zeile fährst) und den Reiter Verlauf & Nachrichten wählen. Oben steht die Zeile Neue Bemerkung, darunter eine Tabelle mit Datum, Ereignis und Text. Der neueste Eintrag steht oben.
Tipp: Lies den Verlauf von unten nach oben – so siehst du die Reihenfolge, in der Billbee gearbeitet hat.
Die meisten Einträge schreibt Billbee selbst: Auftrag eingegangen, Auftrag eingelesen, Auftrag wurde bezahlt, Rechnung erzeugt, Auftragsstatus zum Shop übertragen oder Steuerlicher Sachverhalt festgestellt (warum Billbee so besteuert hat). Dazu kommen Spuren deiner Regeln und Mails („Kunde wird benachrichtigt"), Fehlermeldungen („E-Mail senden fehlgeschlagen"), Nachrichten des Käufers aus dem Shop („Nachricht von …") und die Kommentare deines Teams.
Gut zu wissen: Ein fehlender Eintrag ist auch eine Information: Steht nach „Auftrag wurde bezahlt" kein „Rechnung erzeugt", hat deine Rechnungsregel nicht gegriffen.
In der Zeile Neue Bemerkung steht vorn dein Benutzername. Text ins Feld Bemerkung schreiben, den Haken Nur interner Kommentar gesetzt lassen und auf Hinzufügen klicken. Der Kommentar steht dann mit Datum im Verlauf – ideal für „Kunde hat angerufen, Adresse geändert" oder „Ersatzteil nachgeschickt".
Stolperfalle: Der Haken ist standardmäßig gesetzt. Was ohne ihn passiert, beschreibt die Billbee-Hilfe nicht – lass ihn deshalb an. Einen Schalter, der die Bemerkungszeile ganz ausblendet, haben wir nicht gefunden (Stand Oktober 2026). Für längere Notizen gibt es im Reiter Texte das Feld „Eigene Notiz"; es erscheint laut Billbee nicht auf Rechnungen. Text, der auf die Rechnung soll: individueller Rechnungstext.
Eine echte Mail an den Kunden geht nicht über das Kommentarfeld, sondern über die Bestellübersicht: Bestellung markieren → oben in der Funktionsleiste Mehr → Nachricht senden. Billbee schickt deinen Text an die Mailadresse, die in der Bestellung hinterlegt ist. Ob sie rausging, siehst du danach im Verlauf.
Stolperfalle: Ohne eigenen Mailserver (SMTP) verschickt Billbee keine Kundenmails bzw. nur über noreply@billbee.de – einrichten unter Rechnungen automatisch versenden. „Nachricht senden" hängt keine Belege an; für die Rechnung nimmst du Rechnung per Mail senden. Bei Marktplätzen ist die hinterlegte Adresse oft eine Weiterleitung des Marktplatzes.
Bei Problemen zuerst eine betroffene Bestellung öffnen und den Verlauf lesen. „E-Mail senden fehlgeschlagen" mit Grund: Mailserver fehlt oder Zugangsdaten falsch – siehe Rechnung fehlt im Anhang und Zahlungserinnerung. Kein Eintrag der erwarteten Regel: Auslöser oder Bedingung passen nicht – siehe Regel greift nicht. Falsche Steuer: Eintrag „Steuerlicher Sachverhalt festgestellt" lesen.
Tipp: Schick dem Billbee-Support oder deinem Berater am besten den genauen Text aus der Spalte „Text" mit. Damit ist die Ursache meist in Minuten gefunden.
Tippe auf eine Karte.
Bestellung mit dem Stift öffnen und den Reiter „Verlauf & Nachrichten" wählen. Neueste Einträge stehen oben.
Mit gesetztem Haken „Nur interner Kommentar" ist er als Notiz für dein Team gedacht, eine Mail an den Kunden löst er nicht aus. Für Nachrichten an den Kunden nutzt du „Mehr → Nachricht senden".
Eine Einstellung dafür haben wir nicht gefunden (Stand Oktober 2026). Das Feld bleibt leer, wenn niemand etwas einträgt.
In der Bestellübersicht die Bestellung markieren, dann Mehr → Nachricht senden. Voraussetzung ist ein eingerichteter Mailserver (SMTP).
Die Mail ging nicht raus. Der Grund steht im Text dahinter, häufig fehlt der eigene Mailserver oder dessen Passwort hat sich geändert.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Mehr in der Billbee-Hilfe zum Bearbeiten von Bestellungen. Bildschirmfoto aus einem Billbee-Testkonto, Stand Oktober 2026. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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