Du hast dich gerade bei Billbee angemeldet und willst loslegen? Die Reihenfolge ist wichtig: Einige Einstellungen wirken nur auf Bestellungen, die danach importiert werden. Wer zuerst den Shop verbindet und dann die Steuern einstellt, korrigiert hinterher Bestellung für Bestellung.
Alle Punkte findest du unter dem Zahnrad unten links (Einstellungen) bzw. im Benutzerkonto oben rechts. Jedes Bild lässt sich per Klick vergrößern.
Das Zahnrad unten links öffnet die Einstellungen. Oben die allgemeinen Bereiche (Automatisierung, Auftragsdokumente, Artikel & Lager, Steuereinstellungen …), darunter die Verbindungen (Kanäle, Versandwege, Zahlungsabgleich, Cloudspeicher …). Für den Start brauchst du davon nur fünf – in der Reihenfolge der folgenden Schritte.
Tipp: Das Suchfeld oben („Einstellungen suchen, z. B. Artikel, Kunden, Smtp…") findet Unterpunkte schneller als das Durchklicken.
Oben rechts auf deine E-Mail-Adresse → Benutzerkonto → Reiter „Adresse & Zahlung". Trag deine Firmenadresse ein und vor allem das Land. Speichern. Daraus erkennt Billbee, woher deine Ware kommt – wichtig für Drittland, Export und OSS.
Stolperfalle: Fehlt das Land, nimmt Billbee einfach Deutschland an und schreibt in den Steuer-Verlauf jeder Bestellung „im Billbee Account ist kein Land hinterlegt". In unserem Testkonto war genau das der Fall. Die Zahlungsdaten rechts brauchst du erst, wenn du nach der Testphase Kunde wirst.
Einstellungen → Steuereinstellungen → Steuer & Währung: Umsatzsteuerart (normal, Kleinunternehmer …), die beiden Steuersätze (in Deutschland 19 und 7), Standardwährung. Verkaufst du ins EU-Ausland, folgt im Reiter „Ländereinstellungen" die OSS-Einrichtung – dazu gibt es eine eigene OSS-Anleitung.
Stolperfalle: Billbee sagt es selbst im Hinweis: Diese Einstellungen wirken auf importierte Bestellungen und gehören vor das Verbinden des ersten Shops. Kleinunternehmer stellen hier auch die Steuerbefreiung ein.
Einstellungen → Auftragsdokumente → Nummernkreise. Ohne eigene Einstellung beginnt jede Nummerierung bei 1. Passe Präfix (z. B. „RE-{YYYY}-" für Rechnungen mit Jahreszahl) und die nächste Nummer an. Kommst du von einem anderen System, setzt du die nächste Nummer hinter deine letzte alte Rechnungsnummer.
Stolperfalle: Nummernkreise wirken auf Rechnungen, die danach erzeugt werden. Erst einstellen, dann die erste Rechnung erzeugen – sonst hast du eine „1" mitten in deiner Nummernfolge. Ausführlich: Nummernkreise einrichten.
Einstellungen → Kanäle → „Shop hinzufügen". Wähle dein System (Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay …) und folge der Anmeldung. Danach holt Billbee neue Bestellungen automatisch ab. Ältere Bestellungen kannst du gezielt nachholen („historische Bestellungen einlesen").
Stolperfalle: Erst Steuern und Nummernkreise, dann der Shop. Kommen danach keine Bestellungen an, hilft die Anleitung Bestellungen kommen nicht an. Artikel holst du mit dem Artikelimport.
Einstellungen → Auftragsdokumente → Layouts: Lege ein Rechnungslayout und ein Lieferscheinlayout an – mit Logo, Absenderzeile, Fußzeile mit Pflichtangaben und Bankverbindung.
Stolperfalle: Prüfe das erste Layout mit „PDF herunterladen" an einer echten Bestellung, bevor Rechnungen automatisch verschickt werden. Anleitungen: Rechnungen gestalten und Lieferscheine gestalten.
Einstellungen → Zahlungsabgleich → „Neues Konto hinzufügen": Bankkonto, PayPal, Amazon, Amazon Pay, Klarna, Mollie, Shopify Payments oder Stripe. Billbee ordnet eingehende Zahlungen dann automatisch den Bestellungen zu und setzt sie auf „Bezahlt".
Stolperfalle: Ohne Zahlungsabgleich bleiben vor allem Bestellungen per Überweisung oft auf „Bestellt" stehen, bis du sie von Hand auf bezahlt setzt – und Regeln wie „Rechnung erzeugen, wenn bezahlt" laufen ins Leere.
Tippe auf eine Karte.
Rechnungsadresse mit Land, Steuern und Währung, Nummernkreise, dann Shops verbinden, Layouts gestalten und Zahlungsabgleich einrichten.
Weil die Steuereinstellungen beim Import auf jede Bestellung angewendet werden. Bereits importierte Bestellungen ändern sich nicht nachträglich.
Nein. Nach 30 Tagen wirst du aktiv Kunde, indem du deine Zahlungsdaten hinterlegst.
Ja, nach dem Verbinden des Shops über „historische Bestellungen einlesen". Prüfe vorher Steuern und Nummernkreise.
Nein. Wenn du lieber Begleitung willst: Auf Billbee einrichten lassen steht, wie eine Einrichtung mit mir abläuft.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Details findest du in der Billbee-Hilfe zur ersten Nutzung. Bildschirmfotos aus einem Billbee-Testkonto mit erfundener Firma, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung. Siehe auch alle Anleitungen.
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