„Ich habe die Rechnung gelöscht, aber sie taucht immer wieder auf" – das hören wir oft. Der Grund: Eine einmal ausgestellte Rechnung gehört für immer zu deiner Buchhaltung. Hier erfährst du, was Billbee beim Löschen wirklich tut, wie du Fehler sauber korrigierst und wie du deine Rechnungen sicher aufbewahrst.
Von Felix Doll, zertifizierter Billbee-Partner · Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Laut Billbee-Hilfe und Gesetzeslage, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung.
| Du willst … | Was in Billbee passiert | So machst du es richtig |
|---|---|---|
| eine falsche Rechnung loswerden | Löschen gibt es nicht; die Nummer bleibt vergeben | Stornorechnung erzeugen, ggf. neue Rechnung |
| eine Bestellung mit Rechnung löschen | Status „Gelöscht" – die Bestellung bleibt erhalten, nur ausgeblendet | Erst stornieren, dann Status setzen |
| eine Lücke im Nummernkreis schließen | Nummer zurücksetzen würde doppelte Nummern erzeugen | Lücke lassen und den Grund notieren |
| Rechnungen 8 Jahre aufheben | Billbee speichert die PDFs nicht, nur die Bestelldaten | Rechnungsarchiv oder Übergabe an die Buchhaltung |
Erklärt in einfachen Worten. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, ein Schreiben des Finanzministeriums) verlangen, dass Buchungen und Belege unveränderbar sind (§ 146 Abs. 4 AO). Dazu muss jede Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 UStG). Eine gelöschte Rechnung reißt ein Loch in diese Folge, das die Betriebsprüfung erklärt haben möchte.
Hinweis: Auch falsche oder Test-Rechnungen bleiben stehen. Korrigiert wird mit einem neuen Beleg, nie durch Verschwindenlassen.
Der Status „Gelöscht" entfernt die Bestellung laut Billbee-Hilfe nicht. Sie wird in der Bestellübersicht nur ausgeblendet und bleibt samt Rechnungsnummer erhalten. Außerdem speichert Billbee die Rechnung nicht als Datei, sondern nur die Bestelldaten – daraus entsteht die Rechnung jederzeit neu. Deshalb „taucht sie wieder auf", sobald jemand den Filter ändert oder Rechnungen eines Zeitraums erzeugt.
Stolperfalle: Eine Bestellung mit Rechnung einfach auf „Gelöscht" zu setzen, lässt die Rechnung in deiner Buchhaltung offen stehen. Erst stornieren, dann den Status ändern.
Eine falsche Rechnung hebst du mit einer Stornorechnung auf (Bestellung → Mehr → Storno). Beide Belege bleiben bestehen und gleichen sich in der Buchhaltung aus. Wie das genau geht, auch als Teilstorno oder Kulanz-Gutschrift: Stornorechnung und Gutschrift. Zu früh oder doppelt erzeugt? Siehe Rechnung versehentlich erzeugt.
Stolperfalle: Nach dem Storno die ursprüngliche Bestellung nicht mehr bearbeiten. Sonst erzeugt Billbee die alte Rechnungsnummer mit neuem Inhalt.
Ist doch eine Lücke entstanden – etwa durch einen Fehler beim Einrichten –, stellst du den Nummernkreis nicht zurück. Das würde eine Nummer doppelt vergeben, und das ist schlimmer als eine Lücke. Notiere stattdessen, welche Nummern fehlen und warum, und gib die Notiz zu deinen Unterlagen. Mehr zu Nummernkreisen: Nummernkreise einrichten.
Gut zu wissen: Bestellnummern dürfen Lücken haben – laut Billbee-Hilfe sind sie oft zufällig. Fortlaufend sein müssen nur die Rechnungsnummern.
Rechnungen und andere Buchungsbelege hebst du 8 Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO, seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV; Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Laut Billbee-Hilfe erfolgt die Archivierung der Belege nicht in Billbee. Lege deshalb ein Rechnungsarchiv in einem Cloudspeicher an oder übergib die Belege an deine Buchhaltung (z. B. DATEV oder Lexware Office). Anleitung: Rechnungen herunterladen und archivieren.
Wichtig: Ob deine Ablage den GoBD genügt (unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar), hängt vom gewählten Speicher und deinen Abläufen ab. Ein gewöhnlicher Cloudordner ist nicht automatisch revisionssicher – kläre das mit deiner Steuerberatung.
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie bei dir Belege entstehen, wohin sie gehen und wie sie aufbewahrt werden. Billbee stellt dafür einen Hilfeartikel mit Angaben zum System bereit (u. a. Serverstandort, Exportformate). Bei E-Rechnungen zählt nach der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 der strukturierte Teil (die XML); ihn bewahrst du im Originalformat auf.
Stolperfalle: Interne Protokolle hält Billbee laut Hilfe höchstens 30 Tage vor. Was du später nachweisen musst, gehört in dein eigenes Archiv.
Tippe auf eine Karte.
Nein. Eine erzeugte Rechnungsnummer bleibt vergeben. Eine falsche Rechnung hebst du mit einer Stornorechnung auf.
Sie bekommt den Status „Gelöscht" und wird ausgeblendet, bleibt aber mit Rechnungsnummer erhalten. Die Rechnung gilt weiter, bis du sie stornierst.
Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b UStG, § 147 AO). Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre.
Laut Billbee-Hilfe nicht als Datei, sondern nur die Bestelldaten, aus denen die Rechnung neu erzeugt wird. Für die Aufbewahrung brauchst du ein eigenes Archiv.
Nur, wenn sich an Bestellung und Layout nichts geändert hat. Deshalb ist die Kopie, die beim Erzeugen ins Archiv geht, verlässlicher.
Billbee ist eine Marke der Billbee GmbH. Diese Seite ist keine offizielle Billbee-Hilfe. Mehr in der Billbee-Hilfe zur Rechnungserstellung und zu Stornorechnungen. Gesetze: § 146, § 147 AO, § 14, § 14b UStG, GoBD (BMF). Stand Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung – im Einzelfall entscheidet deine Steuerberatung. Siehe auch alle Anleitungen.
Zum Überblick: Billbee einrichten: Bausteine und Reihenfolge · Alle Anleitungen
Zertifizierter Billbee-Partner · Experte für Billbee, DATEV und Lexware Office
Ich richte Billbee für Onlinehändler ein und schreibe diese Anleitungen aus der täglichen Praxis. Die Schritte und Screenshots stammen aus einem echten Billbee-Konto.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
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